מזכיר.ה ללשכת סמנכ"ל מש"א

תיאור תפקיד:

• עבודה בצמוד לסמנכ"ל
• ניהול יומנים של הסמנכ"ל ו-2 הסגניות שלה.
• אחריות לתיאום פגישות מרובות משתתפים, מענה טלפוני לשיחות ופניות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות.
• טיפול ברכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, תיוקים ותיעוד חומרים.
• מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.
• כחלק מצוות לשכת סמנכ"ל מש"א, ישנה חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים הנוגעים בליבת העשייה בארגון ובחיי העובדים והעובדות באגף משאבי אנוש ובארגון כולו.
• לאור כך, נדרשת דיסקרטיות רבה והפעלת שיקול דעת במשימות היומיומיות.
• העבודה הינה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים בדרגים שונים ונדרשת שירותיות, אסרטיביות, ויכולת להתמודד עם עומס וריבוי משימות.

דרישות:

• ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם כמזכיר.ה בלשכה בכירה בארגון גדול ומוכר - חובה
• ניסיון בניהול לו"ז ויומנים מורכבים (outlook) - הכרות מעמיקה עם האאוטלוק - חובה
• תואר ראשון- יתרון
• שליטה מלאה ביישומי אופיס כולל הכנת מצגות ואקסל
• יחסי אנוש מצוינים, דיסקרטיות, תקתקנות, "ראש גדול", מולטיטסקינג
• יכולת עבודה תחת לחץ בסביבה רווית עשייה

היקף משרה:

• משרה מלאה, ימים א'-ה', 7:30-16:00
• נדרשת נכונות וגמישות לשעות נוספות על פי הצורך