מזכיר /ה מחלקת חברים

תפקיד המזכיר/ה כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית יומיומית, ניהול יומנים ותיאום פגישות בין חברי העמותה לכל גורמי הארגון, וכן תחזוקת מאגרי נתונים של חברים בצורה מדויקת ועדכנית. בין המשימות: טיפול בפניות טלפוניות ודואל, מענה לשאלות חברים ובני משפחותיהם, והבטחת מענה מהיר ואדיב לכל בקשה. על המועמד/ת להחזיק יכולת לתעד פעולות, ליצור מסמכים רשמיים ולסייע בהפקת חומרי מידע לחברים, כגון עלונים ודוחות תקופתיים. כמו כן תתמוך בהפקת מסמכים והכנת חומרי הדרכה ותוכניות עבודה לחברי המחלקה. המחויבות כוללת ניהול תהליכי רישום וחידוש חברות, מעקב אחרי תשלומי דמי חבר, ותפעול תיאומים לאירועים ופעילויות לחיזוק הקשר עם הקהילה. המזכיר/ה יעבוד/ת עם צוותי השטח, מחלקת ההפקה וההנהלה, ויבצע/ת בדיקות איכות לנתוני חברים כדי להבטיח דיוק הנתונים. תפקיד זה דורש יכולת עבודה תחת לוחות זמנים, יוזמה, שירותיות גבוהה, ויכולת לפעול באופן עצמאי ובצוות. תפקיד זה דורש הקפדה על פרטיות המידע, טיפול במסמכים רגישים, והבנה של מדיניות פרטיות וארכיונות. המועמד/ת המתאים/ה יראה/תראה סבלנות, הקשבה, יחסי אנוש טובים ויכולת ליצור תקשורת ברורה עם חברי הארגון ובני משפחותיהם. הוא/היא יפעל/ת לשיפור תהליכי השירות ולסיוע בהרחבת הקשר עם החברים דרך ערוצי תקשורת שונים. כמו כן ייתכן שיידרש עבודה נוספת בהתאם לצורכי האירועים והפעילויות של בית הלוחם חיפה וארגון נכי צהל.