מנהל /ת משרד

לחברה בצמיחה במודיעין דרוש/ה מנהל /ת משרד
ימי עבודה: א' ה' 16:30 08:00 משרה מלאה
התפקיד כולל:
- תיאום פגישות והוצאת זימונים בין חברי המטה וספקים חיצוניים.
- ניהול יומן למנכ"ל ולסמנכ"ל, כולל קביעת פגישות, סידור ימי עבודה, וייעול הזמן.
- הוצאת זימונים ומעקב אחר פגישות עבודה פנימיות ופגישות.
- תמיכה בעובדי ומנהלי המטה:תיאום, קביעה ובקרה של ישיבות עבודה פנים ארגוניות,הצטרפות לישיבות עבודה,לשם סיכום הישיבות ומעקב ביצוע.
עזרה בהכנת הצעות מחיר, חוזים, הדפסות ודו"חות פנימיים.
- תמיכה אדמיניסטרטיבית למנכ"ל, סמנכ"לים ומנהלי המטה.
- הכנת דו"חות ומסמכים מקצועיים בהתאם לצורך.
- אחריות על נושא הרכבים בחברה: קשר ואישור תשלומים לחברת הליסינג, פתרון
לבעיות, ביטוחים, רכבי גישור, קילומטראז'
- טיפול בביטוחי עסק.
מעקב אחר משימות ופרויקטים:
- תיאום עם מחלקות שונות במטה לגבי משימות ופרויקטים שוטפים.
- תמיכה ומעקב אחרי פרויקטים מיוחדים והבאתם לסיום בזמן.
תיאום וארגון אירועים וכנסים פנימיים:
- ארגון כנסים פנימיים, ימי עיון ואירועים חברתיים.
- טיפול בפרטים הלוגיסטיים של האירועים.
תיאום עם ספקים וספקי שירותים:
- ניהול קשרים עם ספקים של שירותי משרד, רכש ציוד.
- ביצוע רכש, הזמנות ציוד משרדי וכיבוד.
- קביעת פגישות ותחזוקה שוטפת עם ספקים חיצוניים עבור השירותים המשרדיים.
- שיקים מוכנים לספקים - סידור, מיון, הודעה ומסירה לספק
הכנת חומרי עבודה ומצגות:
- הכנת מצגות עבור מנכ"ל וסמנכ"ל הרשת, כולל איסוף נתונים והצגה בצורה מקצועית.
- הכנת דו"חות שוטפים ומסמכים.
ניהול תחום משאבי אנוש:
- תיאום מועדים עבור ראיונות לגיוס עובדים חדשים.
- סיוע בניהול ובקרה על רישום שעות עבודה, חופשות ונוכחות העובדים.
- נוכחות עובדים ביצוע מעקב, עדכון במידת הצורך, בקרה והכנה לשכר.
ניהול, בקרה ומעקב אחר הוצאות קופה קטנה.הכנת דוח חודשי לפי פרמטרים מוגדרים לישיבות בעלים) כגון: גידול /קיטון בפדיונות,
רווחים, גיולים, שעות שותפים, העמסה וכו
אחריות על תחום סיסמאות המשתמשים למצלמות אבטחה, מיילים, קופות.
מתן מענה לפניות ושירות לקוחות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.