רכז/ת ביקורים רשמיים- החלפה לחופשת לידה

דרוש/ה רכז/ת ביקורים רשמיים באגף קשרי קהל ותרבות- החלפה לחל"ד.
תיאור:
המדור לביקורים רשמיים ואורחי הגוף אמון על תיאום וטיפול בביקורים הרשמיים המגיעים למדינת ישראל ולגוף מטעם משרד החוץ ושאר גורמי ממשל, משלחות רשמיות ואורחי שגרירויות.
כמו כן המדור אחראי על הטיפול באורחי ההנהלה ושאר אגפי הגוף.
המדור יוזם, מתכנן, מפיק ומבצע ביקורים לאישים, ידוענים ומשפיענים במרחב הציבורי הישראלי והבין-לאומי.
התפקיד כולל תיאום ותפעול לוגיסטי בכל הקשור לאירוח והדרכת אח"מים ואורחי הגוף המגיעים לביקור, וביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תנאי המשרה:
- היקף משרה: 100%.
- סוג משרה: זמני (החלפה לחופשת לידה).
- שכר בהתאם לטבלת המדרגים של הגוף.
- תאריך תחילת עבודה ינואר 2025.
תיאור התפקיד:
- ייזום, תכנון ותפעול ביקורים מורכבים, טקסים וימי עיון.
- תכנון, ריכוז וליווי ביקורים רשמיים כולל הכנת תוכניות ביקור ותיאום עם גורמים בתוך הארגון ומחוץ לו.
- קשר שוטף עם גורמים ממלכתיים, משרדי ממשלה ושגרירויות.
- תיאום הדרכות לאורחי המדור במערכת ההזמנות המקוונת תיאומי קבוצות, מדריכים, מרצים ונותני עדות בשפות השונות תוך התאמת אופי נותן השירות לצרכי הקבוצה.
- קידום, הפקה ותפעול של ביקורי הנהלות בכירות מהמגזר הציבורי.
- הכנת דוחות של ביקורים רשמיים והפצתם ללשכת היו"ר והגורמים הרלוונטיים בגוף.
- סיוע בהובלת פרויקטים ייחודיים על פי צרכי הנהלת המדור והאגף.
- סיוע לוגיסטי בהפקת טקס הנחת הזרים וקשר עם ארגוני ניצולי השואה.