מעוז פועלים לקידום מענה לאתגרים הבוערים הניצבים בפני מדינת ישראל בתחום החברתי-כלכלי, באמצעות בניית רשת של מנהיגים המגיעים מהמגזרים החברתי, הממשלתי והפרטי, ומייצגים קהילות שונות בחברה, אשר פועלים יחד ומובילים יוזמות ושינויים משמעותיים בחברה הישראלית

אנו מחפשים רכז/ת מטה למטה המנכ"לית!

העבודה במשרה מלאה במשרדי הארגון הממוקמים בלוד, ובכפיפות לראש מטה המנכ"לית

تعمل منظمة معوز على تطوير الاستجابة للتحديات المُلحة التي تواجه الدولة في المجال الاجتماعي-الاقتصادي، بواسطة بناء شبكة من القياديين الذين يأتون من القطاع الاجتماعيّ، والحكوميّ، والخاص؛ ويمثلون شرائح مجتمعيّة مختلفة، ويعملون معًا في قيادة مبادرات وتغييرات مهمة في المجتمع الإسرائيلي.

نحن نبحث عن مساعد/ة شخصي/ة للمديرة العامة للانضمام إلى طاقم موظفينا في المكاتب. المساعد/ة الشخصي/ة سيكون/ ستكون مسؤولًا/ة عن توفير الظروف المثالية لعمل المديرة العامة مع التشديد على إدارة الوقت، وترتيب الأولويات وتركيزها بهدف زيادة التأثير في المنظمة وللمنظمة.

الوظيفة بدوام كامل في مكاتب معوز الواقعة في اللد، تحت ادارة رئيسة مكتب المديرة العامة.

תחומי האחריות במסגרת התפקיד

• ניהול יומן מורכב – ניהול יומנה האינטנסיבי של המנכ"לית, עם חשיבה על ייעול הזמן ותנאים אידיאלים לפגישות. תיאום פגישות, הסתכלות עתידית על היומן אל מול הגאנט הארגוני וגזירת זמני הכנה ומשימות, תוך כדי התמודדות עם בלת"מים ושינויים בזמן אמת
• ניהול אדמיניסטרטיבי – מעקב אחר תיבת המייל של המנכ"לית, איסוף אג'נדות לפגישות, ריכוז והכנת החומרים הנדרשים לפגישות וכתיבת סיכומי פגישות בעת הצורך.
• עבודה צמודה עם ראש מטה המנכ"לית – מעקב וביצוע משימות שוטפות ואקשן אייטמס שנגזרים מהפגישות השונות, ניהול ההכנות לפגישות
• אחריות על ניהול לוגיסטי של מפגשים ארגוניים – ניהול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי של ישיבות ארגוניות, ישיבות הנהלה ואירועי מטה שונים
• עבודה בממשקים – הנהלת מעוז, ומנהלי היומנים שלהם, צוות וגורמים בכירים במשק ובעלי עניין נוספים
• מעקב אחר תקציב מטה המנכ"לית – עבודה עם מערכתERP , אקסל, הזנת חשבוניות, תכלול ואחריות על הוצאות היחידה
• ניהול ידע – עבודה עם מערכות ניהול המידע של הארגון לצורך ניהול בקרה ומעקב
• ניהול מעטפת לוגיסטית אישית ומקצועית של מנכ״לית הארגון – דאגה לארוחות צהריים וסידור המרחב בו היא נמצאת בין הפגישות.
  
  

• إدارة جدول عمل يومي مركّب – إدارة اليوميات المكثفة للمديرة العامة، مع تفكير حول كيفية تنجيع استثمار الوقت والظروف المثالية للجلسات، تنسيق الجلسات، تنظيم الجلسات، التصوّر المستقبلي لمحتوى اليوميات مقابل جدول الاعمال التنظيمي واشتقاق أوقات للتحضير والمهام، مع قدرة على التعامل مع الأمور غير المتوقعة والتغييرات المستجدة.
• الشؤون الإدارية – متابعة صندوق البريد الالكتروني والرد على الرسائل، جمع المواد ذات الصلة بالجلسات، تركيز وتحضير المواد المطلوبة للاجتماعات وكتابة بروتوكولات عند الحاجة.
• عمل ملازم لرئيسة مكتب المديرة العامة – متابعة وتنفيذ المهام الجاري وتحريك المواضيع المشتقة من الجلسات المختلفة، وإدارة التحضير للجلسات.
• المسؤولية عن الإدارة اللوجستية للاجتماعات التنظيمية - الإدارة الإدارية واللوجستية للاجتماعات التنظيمية، والاجتماعات الإدارية وأحداث مكتب المديرة العامة المختلفة.
• العمل مع جهات عدة - إدارة معوز ومدراء يومياتهم وطاقم الموظفين وكبار المسؤولين في السوق وأصحاب الشأن ذوي العلاقة الآخرين.
• مراقبة ميزانية مكتب المديرة العامة - العمل بنظام ERP و Excel واضافة الفواتير بما في ذلك مسؤولية عن مصاريف الوحدة.
• إدارة المعرفة - العمل مع أنظمة إدارة المعلومات الخاصة بالمنظمة لإدارة المراقبة والمتابعة.
• إدارة مجمل اللوجستيات الشخصية والمهنية للمديرة العامة للمنظمة - الاهتمام بوجبات الغداء وترتيب المساحة التي تتواجد فيها بين اجتماع وآخر.
  
  

• ניסיון קודם של כשנה בתפקידי עוזר/ת אישית/תפעול/ניהול משרד/הפקה – חובה
• שליטה טובה ביישומי Office, Monday
• אנגלית ברמה טובה – דיבור, קריאה וכתיבה
• תואר ראשון – יתרון
  
  

• خبرة سابقة لمدة سنة تقريبا في وظيفة مساعد\ة شخصي\ة تنفيذي او اداري مكتبي او انتاجي – إلزامي
• قدرة التحكم جيدًا بتطبيقات Office / Monday.
• لغة إنجليزية بمستوى جيد - محادثة، قراءة وكتابة.
• لقب أول (BA) - أفضلية.
  
  

• חיבור לחזון ולמשימה של מעוז
• יחסי אנוש מצוינים; יכולות גבוהות של תקשורת וביסוס אמון, יכולת הנעה שלא מתוך סמכות פורמאלית
• אהבה לסדר וארגון, דיוק בפרטים והקפדה על סטנדרטים גבוהים
• אמינות וסטנדרטים גבוהים של אתיקה ודיסקרטיות
• נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות בתפקיד דורשני ומאתגר
• שירותיות גבוהה לצד אסרטיביות ונחישות
• חוסן; יכולת עבודה תחת לחץ, שינויים מרובים, ותנאי עמימות
• יכולת עבודה בצוות
• פרואקטיביות ויכולת לעבוד באופן עצמאי בשוטף
• ייצוגיות ויכולת לעבוד באופן שוטף מול גורמים בכירים
• אופטימיות ושמחת חיים!
  
  

• التماهي مع رؤية ومهام معوز.
• علاقات إنسانية ممتازة – قدرات عالية في الاتصال والتواصل وبناء الثقة، قدرة على توظيف الآخرين للعمل دون الحاجة لسلطة رسمية لذلك.
• التزام بالتنظيم والترتيب- دقة في التفاصيل والالتزام بأعلى المعايير.
• الأمانة والمعايير العالية للأخلاقيات والسرية
• الاستعداد للعمل في ساعات غير اعتيادية.
• قدرة خدماتية عالية إلى جانب الحزم والتصميم.
• الحصانة، القدرة على العمل تحت الضغط، والتغيرات المتعددة والغموض.
• قدرة العمل ضمن طاقم.
• الاستباقية وقدرة العمل بشكل مستقل في العمل الجاري.
• القدرة على تمثيل المنظمة والعمل بانتظام مع كبار المسؤولين.
• التفاؤل والفرح!