מזכיר/ת משנה למנכ"ל ומתאם/ת תחום עירוני- החלפה לחופשת לידה

ניהול לשכה ולו"ז: ניהול וריכוז לוח הזמנים, תיאום פגישות וניהול הלו"ז השוטף של מנכ"ל העירייה.ריכוז ועדות וישיבות: הכנה וריכוז חומרים לישיבות ודיונים, רישום פרוטוקולים והפצתם.בקרה ומעקב: ניהול ריכוז ומעקב אחר ביצוע החלטות, הנחיות ומטלות שוטפות.ניהול מידע ומסמכים: אחריות על ניהול ותיוק מסמכי הלשכה (פיזי וממוחשב) לזמינות מרבית, וטיפול בדואר הנכנס והיוצא.שירות ומענה לפניות: מתן מענה שירותי מקצועי לפניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים, וטיפול בפניות ציבור בכל ערוצי הקשר (קליטה, ניתוב ומענה בהתאם להנחיות).קידום נושאים רוחביים: ריכוז תחומים באחריות הלשכה, עבודה בתיאום עם גורמים שונים ברשות ומחוצה לה, וסיוע שוטף בקידום יעדים ולוחות זמנים.ביצוע משימות נוספות בהתאם לדרישות הממונה.דרישות:השכלה: 12 שנות לימוד (תואר אקדמי – יתרון משמעותי).ניסיון מקצועי: לפחות 4 שנות ניסיון בעבודה משרדית / ניהול אדמיניסטרטיבי / ניהול לשכה.מערכות מידע: שליטה מלאה וידע מעשי בעבודה עם מערכות ממוחשבות וביישומי ה-OFFICE.כישורים אישיים:תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים.מיומנויות תקשורת טובות וכושר ניהול משא ומתן.כושר ביטוי מעולה בכתב ובעל פה בשפה העברית (שפות נוספות – יתרון).זמינות: נכונות לעבודה בשעות ובימים לא שגרתיים ובמשמרות לפי צרכי המערכת.