רכז/ת מטה ומנהלת יומן למנכ"לית

Description:

מעוז פועלים לקידום מענה לאתגרים הבוערים הניצבים בפני מדינת ישראל בתחום החברתי-כלכלי, באמצעות בניית רשת של מנהיגים המגיעים מהמגזרים החברתי, הממשלתי והפרטי, ומייצגים קהילות שונות בחברה, אשר פועלים יחד ומובילים יוזמות ושינויים משמעותיים בחברה הישראלית.

אנו מחפשים רכז/ת מטה, להצטרפות ליחידת מטה המנכ"לית בארגון, תפקיד המשלב ניהול יומן מורכב, והוצאה לפועל של תהליכי העבודה ביחידה. העבודה במשרה מלאה במשרדי הארגון הממוקמים בלוד, ובכפיפות לראש מטה המנכ"לית.



תחומי האחריות במסגרת התפקיד

• ניהול יומן מורכב של המנכ"לית - החזקה מלאה של יומן אינטנסיבי ומרובה ממשקים, הכולל תעדוף ותיאומים שוטפים, הסתכלות קדימה בהתאם לפעילות הארגון, הצוותים והשותפים.ות, ולצרכי יחידת מטה המנכ"לית, וניהול שינויים בזמן אמת.
• הוצאה לפועל של תהליכים ואקשן אייטמז - תיאום ההכנות לפגישות המנכ"לית, איסוף אג'נדות וחומרים, השתתפות בפגישות לפי צורך, כתיבת סיכומי פגישות, ריכוז משימות ונקודות פעולה, ומעקב אחר היישום.
• מעקב אחר תיבת המייל של המנכ"לית - תיעדוף פניות, ניתוב משימות ומתן מענה מול גורמים רלוונטיים.
• איסוף, מיפוי וריכוז עדכונים והתקדמות בדגש על הפעילות הארגוני - כולל סטטוסים של פעילויות, יוזמות ומופעים ארגוניים משמעותיים, לצד נושאים ותהליכים הרלוונטיים לסדר יומה של המנכ"לית ולמטה.
• הפקת ותפעול תהליכי מטה ומופעים ארגוניים - ימי תכנון , ישיבות הנהלה וישיבות בורד, כולל הכנה לוגיסטית, ביצוע הזמנות, הכנת מצגות וחומרים נדרשים.
•  החזקת מנגנון הקשר עם בעלי עניין של הארגון - מיפוי של בעלי עניין מרכזיים, בניית תכניות מעורבות מותאמות לכל גורם, והחזקה של מנגנון הקשר.
• ניהול תקציב יחידת מטה המנכ"לית - מעקב אחר תקציב היחידה והזמנות רכש, עבודה עם מערכות רלוונטיות ותיאום מול יחידת הכספים.

ידע וניסיון נדרש

•  ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי עם מנהל/ת בכיר/ה או החזקת יומן מורכב - חובה.           
• ניסיון בעבודה עם ריבוי ממשקים, תיאומים ומעקב אחר משימות - חובה.
• שליטה טובה ביישומי Office ובמערכות טכנולוגיות - חובה.
• אנגלית ברמה טובה - קריאה וכתיבה (דיבור - יתרון).

כישורים ומאפיינים נדרשים

• חיבור לחזון ולמשימה של מעוז.
•  יחסי אנוש מצוינים ותקשורת ברורה ויכולת עבודה בצוות ומול ממשקים מרובים ובפרט מול דרגים בכירים.
• אמינות וסטנדרטים גבוהים של אתיקה ודיסקרטיות.
•  סדר, ארגון ודיוק בפרטים, לצד יכולת להחזיק ריבוי משימות ולעבוד בקצב גבוה.
• חוסן; יכולת עבודה תחת לחץ, שינויים מרובים, ותנאי עמימות.
• יכולת עבודה בסביבה דינמית ומשתנה, כולל שינויי סדרי עדיפויות תוך כדי יום עבודה.
•  שירותיות לצד אסרטיביות ונוכחות מקצועית וייצוגיות.
•  גמישות וזמינות בהתאם לצורכי התפקיד.
•   אופטימיות ושמחת חיים.