מזכיר/ת מנהל אגף

מזכיר/ת מנהל אגףמספר דרישה50415887היקף משרהמשרה מלאהתאריך התחלה17.11.2024להגשה עד27.11.2024סוג העסקהרמת עיסוקהסכם קיבוצימנהל עבודהמשימותניהול יומן - אחריות לניהול משרד מנהל אגף ומתן שירות לכלל האגף -זימון דיונים ופגישות בהתאם להנחיית מנהל האגף ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.-רישום פגישות ביומן ועדכון השינויים. -תכנון יומן שבועי ועדכונו בהתאם לצורך.-רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי.-טיפול בסוגי הדואר הנכנס והיוצא (חיצוני ואימייל).-הכנת חומרים רלוונטיים לדיונים ופגישות ומעקב יום יומי.-ביצוע הדפסות עפ"י הנחיית הממונה. -ניהול ורישום מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יוגדר עי מנהל האגף-ניהול המידע שבאחריות האגף, תיעודו וזמינותו במערכות המידע-טיפול בהזמנת ציוד משרדי מול נציגי אגף לוגיסטיקה. - ניהול קופה קטנהדרישות-תעודת בגרות מלאה לפחות -ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי שבוצע במהלך עשר השנים האחרונות הכולל: ניהול יומן, מעקב אחר משימות, תפעול משרד-ניסיון באקסל-ניסיון בהכנת מצגות ב- POWER POINTיתרונות:-הכרות עם מערכת ה-SAPכישורים נדרשים לתפקיד: -כושר ביטוי בכתב ובעל-פה בעברית ברמה טובה-יחסי אנוש טובים-אסרטיביותמיקום העבודה - לוד*למטרת ייצוג הולם ברכבת ישראל, בגיוס למשרה זו תינתן עדיפות למועמדים הבאים: בני האוכלוסייה הערבית, הדרוזית, מי שהוא או שאחד מהוריו נולדו באתיופיה, נשים, בני האוכלוסייה החרדית, אנשים עם מוגבלות משמעותית כהגדרתה בחוק שוויון הזדמנויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ"ח - 1998 ונכי צה"ל.