Executive Assistant & Operations Specialist

תפקיד רוחבי ומרכזי בארגון, הכולל אחריות על ניהול אדמיניסטרטיבי מתקדם, הובלת פרויקטים פנים־ארגוניים ותמיכה בהנהלה הבכירה ובמחלקות השונות.

התפקיד משלב עבודה עצמאית ואחריות גבוהה, סיוע בקידום יוזמות ניהוליות ואסטרטגיות, הכנת חומרים ניהוליים ומצגות, ותיאום בין ממשקים רבים בסביבה דינמית, גלובלית ומרובת משימות.

העבודה דורשת יכולות ארגון וניהול גבוהות, ראייה מערכתית, יוזמה, יכולת הובלה והשפעה, אמינות ודיסקרטיות גבוהה, לצד יכולת עבודה מול דרגים בכירים.

תחומי אחריות

· ניהול ותפעול אדמיניסטרטיבי שוטף ברמה בכירה עבור הנהלה בכירה וגורמים ניהוליים בארגון.

· הכנת מצגות הנהלה, חומרים ניהוליים ודוחות סטטוס לפרויקטים ותהליכים ארגוניים.

· הובלה, תיאום ומעקב אחר פרויקטים פנים־ארגוניים.

· עבודה שוטפת עם גורמים פנימיים כגון Finance, HR, Procurement וספקים חיצוניים

· ארגון ותיאום ישיבות הנהלה, פורומים ניהוליים ופגישות מרובות משתתפים, כולל סיכומים ומעקב אחר
ביצוע.

· ניהול יומנים מורכבים של חברי הנהלה.

· אחריות על תיאום נסיעות בארץ ובחו״ל, לוגיסטיקה, אישורים והחזרים.

· עבודה מול ספקים חיצוניים.

· שיפור, ייעול והטמעה של תהליכים אדמיניסטרטיביים ונהלי עבודה ארגוניים.

· תמיכה אדמיניסטרטיבית כוללת לצרכים משתנים של הארגון.

כישורים וניסיון מקצועי

· ניסיון מוכח של 3–5 שנים לפחות כעוזר/ת מנכ״ל, עוזר/ת הנהלה בכירה, מנהל.ת אדמיניסטרטיבי.ת או Office Manager בארגון גלובלי או תפקיד מקביל.

· ניסיון בעבודה צמודה עם הנהלה בכירה / מנכ״ל – חובה.

· שליטה גבוהה מאוד באנגלית – קריאה, כתיבה ודיבור – חובה.

כישורים אישיים

· יכולות גבוהה של ארגון וניהול זמן, סדר, ירידה לפרטים ודיוק.

· דיסקרטיות, יושרה ואמינות ברמה גבוהה מאוד.

· יחסי אנוש מצוינים ותודעת שירות גבוהה.

· הובלה, יוזמה, אחריות אישית, עצמאות ו"ראש גדול".

המשרה היברידית בהתאם לצרכי ההנהלה