מנהל/ת לשכה

אגף כספים במכון ויצמן מחפש מנהל/ת לשכה לראש האגף. התפקיד כולל

מתן סיוע אדמיניסטרטיבי לראש האגף ולראשי הענפים
ניהול שוטף של המשרד: קבלת קהל, מענה טלפוני, ניהול היומן ותיאום פגישות רבות משתתפים, תיעוד ותיוק מידע דיגיטלי
סיוע בבניית מצגות וארגון חומרים נלווים לקראת ישיבות
ארגון ותיאום נסיעות לחו"ל, הכולל: קביעת פגישות מול גורמים שונים, סידורי לינה ותחבורה, השתתפות בכנסים, הכנת חומרים לביקור ועוד
ביצוע הזמנות רכש, מעקב ובקרה
סיוע בניהול הפרויקטים של הלשכה ומעקב אחר ביצוע משימות והחלטות
עבודה בממשקים רבים באגף, במכון ומחוצה לו
השכלה וכישורים נדרשים:
השכלה אקדמית / הנדסאי מוסמך / טכנאי מוסמך – חובה
ניסיון של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר – חובה
שליטה במערכות ממוחשבות ואוריינטציה טכנולוגית גבוהה – חובה
(היכרות ועבודה עם מערכות מידע ארגוניות כגון: תפנית ו-Internal Services - יתרון)
שליטה מלאה ביישומי office
שליטה מלאה ויכולת ניסוח בכתב ובע"פ בשפות עברית ואנגלית
דיסקרטיות ואמינות
כושר ארגון, דיוק ויכולת התמודדות עם מספר משימות בו זמנית
יכולת עבודה באופן עצמאי ובצוות
תודעת שרות ותקשורת בינאישית ברמה גבוהה
נכונות לעבודה מעבר לשעות העבודה המקובלות, בעת הצורך