מזכיר.ת מחלקה ופניות ציבור - כמות משרות: 1

132ד/2024

דרושים

פנימי

בינוי ותשתית

דרכים ומאור

תחזוקת דרכים

מזכיר.ת מחלקה ופניות ציבור - כמות משרות: 1
אחוז העסקה: 100%
עובדים מינהליים
6 - 8
1. תיאום וניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
2. ריכוז, ביצוע מעקב ובקרה אחר הטיפול בפניה עד לסגירתה מול הלקוח הכולל: תיעוד תהליך הטיפול במערכת ממוחשבת ייעודית, הפקת דוחות בקרה, קבלת התייחסויות וניסוח תשובות ללקוח על בסיס מידע המתקבל מיחידות העירייה ומדיניות העירייה בנושא.
3. ריכוז והכנת חומרים לדיונים ופגישות.
4. רישום פרוטוקול ישיבות והפצתו, על פי הנחיית הממונה.
5. ניהול ריכוז ומעקב אחר החלטות, הנחיות והתייחסויות ותיעוד במערכות הממוחשבות.
6. ניהול ותיוק מסמכים באופן המבטיח זמינותם.
7. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות וגורמי חוץ.
8. ריכוז צרכים בתחום הרכש והלוגיסטיקה, הזמנת רכש, ריכוז וטיפול במלאי וביצוע מעקב תקציבי.
9. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
10. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.
דרישות התפקיד
1. תעודת בגרות מלאה. יתרון לתואר אקדמי שקיבל הכרה על-ידי המועצה להשכלה גבוהה, או שהוכר על-ידי משרד החינוך במחלקה להערכת תארים אקדמיים מחוץ לארץ
2. ידע וניסיון בעבודה במערכות ממוחשבות ובהפעלת יישומי OFFICE.
3. מיומנויות תקשורת וכושר ניהול משא ומתן.
4. כושר ארגון, יוזמה ויצירתיות.
5. תודעת שירות גבוהה.
6. יחסי אנוש טובים
7. ידיעת עברית ברמה טובה מאוד. ידיעת שפות נוספות – יתרון.
8. כושר ביטוי מצוין בכתב ובעל פה.
הערות

הזוכה במשרה יחויב למלא שאלון לבחינת ניגוד עניינים טרם כניסתו כתנאי לכניסתו לתפקיד. תחילת הכהונה בתפקיד תחל רק לאחר אישור הוועדה ועל פי קביעתה.

עובדי העירייה אשר אינם בעלי השכלה כנדרש, אך ממלאים אחר יתר דרישות המשרה, רשאים להשתתף במשרה זה, אם הם בעלי ניסיון מתאים למילוי המשרה.

תיתכן רוטציה בין יחידות האגף.

מועמד/ת בעל/ת השכלה כנדרש, שאינו/ה עומד/ת בדרישות הניסיון רשאי/ת להגיש מועמדות. לזוכה ללא שנות הניסיון הנדרשות, יתבצעו חניכה וליווי עד להשלמת תקופת הניסיון הנדרשת, כאמור בדרישות המשרה. מינוי קבע לתפקיד יבחן ע"י הגורמים המוסמכים בתום תקופת החניכה.

אחזקת רכב 375 ק``מ.

גובה פרמיות בתפקיד.

משרה תיקנית קבועה.

מובהר כי מדובר במשרה שיועמ"ש העירייה קבע לגביה כי נדרשת בדיקת עברו הפלילי של מועמד כתנאי להתמנות לה, וכי אישור היועמ"ש בדבר היעדר הרשעות המונעות לשמש במשרה מהווה תנאי לאיוש המשרה ולמינוי לתפקיד.