מנהל/ת מחלקת מעקב ובקרה מינהלית

מכרז פנים/חוץ מס' 128/2024 בהתאם לסעיף 3 לתקנות העיריות (מכרזים לקבלת עובדים), תש"ם – 1979, מכריזה בזאת עיריית הרצליה על משרה פנויה כדלקמן: דרוש/ה: מנהל/ת מחלקת מעקב ובקרה מינהלית עיריית הרצליה – לשכת מ"מ וסגן ראש העיר כפיפות : מ"מ וסגן ראש העיר היקף משרה: 100% מתח דרגות: 40-42 בדרוג המח"ר או בדרוג מקביל, תיתכן העסקה בחוזה מיוחד תיאור התפקיד: · ניהול, ארגון ופיקוח אחר סדרי עבודת לשכת מ"מ וסגן רה"ע · עבודה בצמוד לעוזר/ת סגן רה"ע, תעדוף נושאים ומשימות מנהליות, בקרה ומעקב אחר ביצוע · אחריות על ניהול יומן ולוחות הזמנים בלשכה, תיאום אל מול לו"ז דינמי מורכב ורב משתתפים · ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות ולהחלטות ברשות בתחומי אחריות מ"מ וסגן ראש העיר · ריכוז מידע והכנת חומרים רלוונטיים לקראת ובעקבות ישיבות ודיונים, הכנת דוחות בהתאם לצורך · מתן מענה לפניות ציבור ועובדי הרשות, ניתובן לגורם המקצועי הרלוונטי ומעקב אחר טיפול · אחריות כוללת על היבטי האדמיניסטרציה והרכש בלשכה, לרבות ניהול תקציב וקופה קטנה · תמיכה אדמיניסטרטיבית בהכנות לקראת ביקורים, כנסים, סיורים, אירועים ופרויקטים של הלשכה · טיפול במשימות לוגיסטיות לרבות הזמנת ציוד וכיבוד, הזמנות לאירועים, שליחויות ועוד · השתתפות בישיבות וכתיבת פרוטוקולים, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות · ביצוע תהליכי תיאום ארגוניים ובין ארגוניים · עבודה בתנאי לחץ וריבוי משימות תוך עמידה בלוחות זמנים · עבודה בימים ושעות בלתי שגרתיים עפ"י צורך · ביצוע מטלות נוספות בתחומי אחריות התפקיד בהתאם לדרישות ממונה תנאי סף: השכלה · תואר אקדמי מושלם אשר נרכש במוסד המוכר ע"י המל"ג, או שקיבל הכרה מהגף להערכת תארים אקדמאיים מחו"ל או הנדסאי/טכנאי רשום (רישום בפנקס ההנדסאים והטכנאים) בהתאם לסעיף 39 לחוק ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, תשע"ג – 2012 או השכלה תורנית* ניסיון מקצועי: · עבור בעל תואר אקדמי או השכלה תורנית* - ארבע שנות ניסיון בתחום העיסוק הרלוונטי · עבור הנדסאי רשום – חמש שנות ניסיון בתחום העיסוק הרלוונטי · עבור טכנאי רשום – שש שנות ניסיון בתחום העיסוק הרלוונטי כישורים ודרישות נוספות: · ניסיון בניהול אדמיניסטרטיבי של משרד - יתרון · הכרת מערכת עירונית – יתרון · ייצוגיות, דיסקרטיות, אמינות, אחריות אישית · אסרטיביות, יכולת עבודה בתנאי לחץ · יכולת ניהול והנעת עובדים · סדר וארגון, דייקנות, אחריות, יכולת תכנון, בקרה ומעקב · יכולת התמודדות עם שינויי לוחות זמנים ואירועים בלתי מתוכננים · עברית ברמה גבוהה, כושר ביטוי גבוה בכתב ובע"פ · שליטה מלאה ביישומי ה- OFFICE · יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות ותודעת שירות גבוהה · יכולת ונכונות לעבודה מאומצת, בימים ובשעות בלתי שגרתיים בהתאם לצורך יש להעביר קורות חיים בצירוף אסמכתאות להוכחת עמידה בתנאי הסף (תעודות השכלה, אישורי העסקה¹ ומסמכים נוספים ככל ונדרש) לאגף משאבי אנוש, רח' בן גוריון 22 הרצליה, במייל² michrazim@herzliya.muni.il עד ליום 12/09/2024 . ¹על אישור העסקה לכלול תאריכי העסקה מלאים, היקף משרה, פירוט תוכן התפקיד וניסיון ניהולי ככל שנדרש, ניתן להעביר אישורים רלוונטיים ממס' מקומות עבודה ² בהגשת מועמדות/מסמכים באמצעות המייל - במידה ולא התקבל אישור אוטומטי על קבלת הפניה, יש לדאוג ולהגיש מועמדות/מסמכים בדרכים חלופיות ( בפקס/ הגשה ידנית/ באמצעות חשבון email אחר). - הצעות שאינן עונות על דרישות המכרז או הצעות שלהן לא יצורפו תעודות ומסמכים נדרשים לא תיענינה. - תינתן עדיפות למועמד המשתייך לאוכלוסייה הזכאית לייצוג הולם אשר אינה מיוצגת כנדרש בקרב עובדי הרשות המקומית, אם המועמד הינו בעל כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים. - תינתן עדיפות למועמד עם צרכים מיוחדים, וזאת בהתאם לכשירותו לביצוע העבודה הנדרשת. - מועמד עם מוגבלות זכאי לקבל התאמות הנדרשות לו מחמת מוגבלותו בהליכי הקבלה לעבודה. - מועמד שהנו קרוב משפחה של עובד עירייה אחר או נבחר ציבור נדרש להצהיר על כך וקליטתו לעבודה מותנית באישור ועדה עירונית או ועדת השירות במשרד הפנים. - על המועמד לפרט בדבר נושאים העלולים להעמידו בניגוד עניינים - בכל מקום בו נכתב בלשון זכר, הכוונה גם ללשון נקבה ולהיפך. - * רשאי להגיש מועמדות למכרז שבנדון מי שנתקיימה בו אחת מהחלופות הבאות ( לעניין השכלה תורנית) ובתנאי שעומד ביתר תנאי הסף שבמכרז: א. תעודת סמיכות לרבנות ( "יורה יורה" ) לפי אישור הרבנות הראשית לישראל ב. אישור לימודים בתכנית מלאה בישיבה גבוהה או בכולל, שש שנים לפחות אחרי גיל 18 ומעבר שלוש בחינות לפחות מתוך מכלול הבחינות שמקיימת הרבנות הראשית לישראל (שתיים משלוש הבחינות יהיו בדיני שבת ודיני איסור והיתר)