מזכיר/ת מנהל אגף

מזכיר/ת מנהל אגףמספר דרישה50403824היקף משרהמשרה מלאהתאריך התחלה09.07.2024להגשה עד16.07.2024סוג העסקהרמת עיסוקחוזה אישימנהל עבודהמשימות- זימון דיונים ופגישות בהתאם להנחיית מנהל האגף ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.- רישום פגישות ביומן ועדכון השינויים. - תכנון יומן שבועי ועדכונו בהתאם לצורך- רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי- טיפול בכל סוגי הדואר הנכנס והיוצא (חיצוני ואימייל).- הכנת חומרים רלוונטיים לדיונים ופגישות ומעקב יום יומי.- ביצוע הדפסות עפ"י הנחיית הממונה. - מעקב אחר ביצוע החלטות הממונה.- תיוק מסמכים, ניהול ורישום מעקב מסמכים. - ארגון תיקי מידע הכולל פתיחת תיקים חדשים בתחילת שנה. - הכנת חומר לגניזה, רישומו ושליחתו לגניזה.- טיפול בהזמנת ציוד משרדי מול נציגי אגף לוגיסטיקה. - ריכוז המידע בתחום אחריות האגף, ניהולו וזמינותו במערכות המידע. - ניהול קופה קטנהדרישות- תעודת בגרות מלאה לפחות- תואר אקדמי - יתרון- ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי שבוצע במהלך חמש השנים האחרונות הכולל: ניהול יומן, מעקב אחר משימות, תפעול משרד- ניסיון מעשי במערכות אופיס - כושר ביטוי בכתב ובעל פה בעברית ברמה גבוהה- כושר ביטוי בכתב ובעל פה באנגלית ברמה טובה- יכולת עבודה עם ממשקים מרובים- יחסי אנוש טובים**עבודה בחיפה מרכז