מזכיר /ה מחלקת תכנון ושמאות (19 /2026)

דרוש/ה מזכיר/ה מחלקת תכנון ושמאות
היקף משרה 100%
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת המחלקה והאגף, לפי הנחיות
הממונה.
תחומי אחריות פירוט הביצועים והמשימות העיקריות:
ניהול והקלדה של מסמכים:
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
יג. ניהול ומעקב אחר הסכמים.
יד. פניות יזומות לקבלת הצעות, הזמנות וטיפול כללי בפרויקטים.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר במחלקה ובאגף.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
א. מענה טלפוני באגף ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למחלקה ולאגף.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהלת המחלקה והאגף.
ד. קבלת קהל.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה:
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות)אירועים, פגישות וכיוצ"ב(.
טיפול באישורי מועצה בהעברות בטאבו - ממשק מחלקת הגביה /שמאות/ וועדה מקומית.
טיפול במידע תכנוני עבור התושבים מול מחלקת מידע.
ריכוז טיפול בהיטלי השבחה - ריכוז טיפול בבקשות להיתר לאחר רשות רישוי/וועדת משנה למליאה.
הפקת שוברי תשלום וטיפול מול התושבים.
מעקב אחר תשלומי היטל השבחה וקליטת קבלות במערכת.
ריכוז טיפול בשמאים מכריעים - החזרי תשלום בעקבות שמאות מכריעה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום במסגרת עבודת המועצה, ע"פ הנחיות
הממונים הישירים והנהלת המועצה.
זמינות וכוננות)טלפונית או פיזית בכל צורה שתידרש(למתן מענה ולטיפול בכל הנוגע
לעבודות המועצה, בכל ימות השנה ובכל שעות היממה, הן לצרכי שגרה והן לצרכי חירום.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
ארגון מידע וסדר. שירותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 09.04.2026 12:00.