ממלא /ת מקום מזכיר /ה אגף שפ"ע

דרוש/ה ממלא/ת מקום מזכיר/ה אגף שפ"ע
מקום עבודה: אגף שפ"ע
היקף משרה: תחילת העסקה בהיקף 50% משרה, ובהמשך בהיקף 100% משרה
דירוג: מנהלי, מתח דרגות 7-9, מח"ר 37-39, בהתאם לכישורי המועמד/ת
כפיפות: למנהל אגף שפ"ע ו/או מי מטעמו.
תקופת העסקה: מידי עד תאריך 31.12.2026, תיתכן הארכת תקופת העסקה.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לאגף שפ"ע לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
1. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות לאגף למחלקות הרלוונטיות לטיפול ומענה, כולל השירות הווטרינרי. סינון וניתוב שיחות למנהל האגף.
2. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
תיאום של פעולות ופגישות עבור הממונה, ניהול לוח זמנים, תיאום ישיבות כולל איסוף חומרים והכנתם לישיבות האגף, תיאום הרצאות ואירועים עם בעלי תפקידים במועצה ועם גורמי חוץ ומשלוח תזכורות שונות.
3. ניהול והקלדה של מסמכים ומכתבים
הקלדת מסמכים, הדפסה ומשלוח של מסמכים, תיקון מסמכים לאחר הגהה, הפצה לנמענים, הקלדה ועיצוב של מצגות, צילום, שכפול, תיוק אחסון וגיבוי קבצים ומסמכים באופן נגיש, קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון, איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה, רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
4. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר, ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה, הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה, וידוא הפצתו לגורמים הרלוונטיים ומעקב אחר קבלת תשובות ומתן מענה.
5. ריכוז הזמנות עבודה
קבלת הצעות מחיר, ריכוז הזמנות עבודה באגף מול ספקים וקבלנים ומעקב ביצוען.
6. ריכוז וטיפול בפרויקטים שונים באגף כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות.
7. ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 30.03.2026 00:00.