מזכירת אגף ברשות (18 /2025)

דרוש/ה מזכיר/ה ברשות מקומית.
היקף העסקה: 100%.
תיאור תפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לרבות ביצוע כל הנחיה אחרת שתינתן על -ידי הממונה הישיר, מעבר לאלו שפורטו.
תחומי אחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל המחלקה.
סינון וניתוב שיחות למנהל המחלקה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה:
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
5. ביצוע פעולות נדרשות לקידום עבודת האגף בתחומי אחריותו ולפי הנחיות הממונה לרבות:
ביצוע משימות מנהליות בתחומי פיקוח, אכיפה ותביעה, בהתאם להנחיות מנהל האגף והגורמים המשפטיים המוסמכים ברשות (היועץ המשפטי והתובע העירוני).
הכנת דרישות והזמנות עבודה בהתאם להנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 13.1.26 16:00.