מזכיר /ה לניהול משרד אדמיניסטרטיבי

אשכול השרון הינו איגוד ערים המורכב מ-15 רשויות ומונה כ-550 אלף תושבים. האשכול מונה את הערים הוד השרון, טייבה, טירה, כפר סבא, כפר יונה, כפר קאסם, קלנסואה ורעננה, את המועצות האזוריות דרום השרון ולב השרון, ואת המועצות המקומיות ג'לג'וליה, כוכב יאיר-צור יגאל, כפר ברא, קדימה-צורן ותל מונד. האשכול הוקם כדי לעודד פיתוח אזורי ושיתופי פעולה בין הרשויות המקומיות החברות.
פרטי המשרה
תפקיד: מזכיר/ה לניהול משרד אדמיניסטרטיבי
כפיפות ואחריות ניהולית: מנכ"ל אשכול רשויות השרון
היקף משרה: משרה מלאה.
טווח שכר: בין 6,937-9,174 לחודש, עפ"י החלטת האשכול ובהתאם לכישורי המועמד/ת.
האשכול רשאי להוסיף אחזקת רכב על פי שיקול דעתו.
ביצוע ותשלום שעות נוספות בהתאם לצורך.
קרן השתלמות מהיום הראשון (תופרש אחרי חצי שנה, רטרואקטיבית מיום תחילת העבודה).
תחילת עבודה: מיידי. מיקום המשרד: כפר סבא.
שעות עבודה: 8:00 עד 16:00 + שינוי בשעות לפי צרכי האשכול
תחומי אחריות:
1. ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל
1.1 מיון וניתוב הפניות המגיעות למשרדי האשכול.
1.2 ניהול לוחות זמנים.
1.3 ריכוז חומר ומידע והכנת חומרים לישיבות.
1.4 רישום פרוטוקול ישיבות.
1.5 ביצוע מעקב ובקרה.
2. מזכירות
2.1 מענה טלפוני תיאום פגישות ועבודת מזכירות שוטפת.
2.2 הקלדת מסמכים, הגהה ועריכה.
2.3 תיוק, אחסון וגיבוי מסמכים באופן דיגיטלי ובעותק קשיח.
2.4 אחריות על מנהלות משרדי האשכול מול גורם משכיר (אחזקות, ניקיון).
2.5 ריכוז וביצוע רכש והצטיידות עבור צרכי האשכול לרבות רכש משרדי.
2.6 הכנת ישיבות/כנסי האשכול- סדר ארגון, תיאום, זימון וכיבוד בהתאם לצורך.
2.7 ריכוז וועדות האשכול ופורומים מקצועיים והכנת מצגות וחומרים לישיבות.
2.8 קליטה, מיון ושליחה של דואר רגיל ואלקטרוני.
2.9 ריכוז חומרים והעברה להעלאת חומרים לאתר האינטרנט של האשכול.
2.10 אחריות על תיבת המכרזים.
2.11 ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות והחלטות באשכול בפלטפורמות שונות.
2.12 טיפול בדיווחים לרשויות ומוסדות, ריכוז מענה לביקורות.
3. סיוע לניהול הכספים ובהנהלת החשבונות של האשכול:
3.1 קליטת חשבוניות ספקים, תיעוד ותיוק של הפעילות הכספית של האשכול.
3.2 הכנה לשכר ריכוז כולל מעקב ובקרה על דו"חות הנוכחות של כלל עובדי האשכול לרבות אחריות על דו"ח שכר בהיבט היעדרות (מחלה, חופשה) ותוספת בגין נסיעות- מול חשב שכר של האשכול ובתיאום מנכ"ל.
3.3 סיוע לגזברות האשכול ולמחלקות האשכול בקשר מול ספקים ונותני שירות, גבייה ושליחת תזכורות לתשלום.
3.4 הפקת דרישות תשלום למקבלי שירותים מהאשכול, מעקב שוטף והפקת קבלות (בסיוע הנה"ח של האשכול).
3.5 ניהול קופה קטנה של האשכול.
4. סיוע למנכ"ל האשכול במטלות/נושאים שונים על פי הנחייתו.