מזכיר /ת אגף רכש, מכרזים והתקשרויות. (6 /2025)

דרוש/ה מזכיר/ת אגף רכש, מכרזים והתקשרויות.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול וקליטה של מסמכים הדפסה ומשלוח של מסמכים, הקלדה ועיצוב של מצגות,קבלה והעברה של מסמכים,איסוף חומרים והכנתם לישיבות,רשום והקלדת פרוטוקולים,ארגון מידע בטבלאות אקסל.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני, קליטה ומיון של דואר,ניתוב עפ"י הנחיית הממונה,איסוף חומרים והכנתם לישיבות וועדות בהן משתתף הממונה.
מענה טלפוני ורישום הודעות טלפוניות, ניתוב וסינון פניות למנהל האגף, מנהלת המחלקה ולצוות.
קבלת קהל פרונטלית, סיוע מקצועי עפ "י הנחיות הממונה.
טיפול והכנת פרוטוקולים של וועדות רכש וועדות מקצועיות.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
שליחת זימונים לראיונות ומכתבי זכייה / אי זכייה למציעים.
ביצוע עבודות אדמיניסטרציה שוטפות.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה תאום טלפוני של פעולות ופגישות,משלוח תזכורות,זימון צדדים
לישיבות במייל/ טלפונית ככל הנדרש.
אחריות ניתוב שיחות בין העובדים לפי הצורך.
חיתום דיגיטלי.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 23.01.2025 12:00.