מזכיר /ה מחלקה. (32-2024)

דרוש/ה מזכיר/ה מחלקה, בכפר שמריהו.
היקף משרה: 100%.
תחילת עבודה: מידי.
תיאור התפקיד:
ארגון אדמיניסטרטיבי יעיל של המחלקה, לרבות חלוקת משימות לצוות
האדמיניסטרטיבי ותיעדופן.
ביצוע משימות ארגוניות ומנהליות תוך עמידה בלו"ז עמוס.
מתן שירותי משרד לממונים ולעובדי המחלקה, לרבות מענה טלפוני, קבלת ומסירת
הודעות, התכתבות, תיוק ממוחשב וידני.
ניהול תקיון הממוחשב והידני של המחלקה.
איתור מידע, ריכוזו ועריכתו בהתאם להנחיות המנהל/ת.
ריכוז נושא הרכש וההתקשרויות הנדרשים למחלקה.
פיקוח ובקרה על ספקים ונותני שרותים למחלקה.
עבודה מול ספקים, משרדי ממשלה וגופים ציבוריים.
ניהול יומן ותאום פגישות למנהל/ת וצוות המחלקה.
תאום פגישות ואירועים, עם גורמים פנימיים וחיצוניים הבאים במגע עם המחלקה.
ארגון אירועים רבי משתתפים לצוות המועצה משלב גיבוש התכנים עד הוצאה לפועל.
ביצוע מיטבי של כל שיוטל עליה על ידי הממונים עליה
ניהול והקלדה של מסמכים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים.
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות, אירועים, פגישות וכיוצ"ב.

תאריך הגשת המועמדות: 4/8/2024 עד השעה 12:00.