ראש צוות אדמיניסטרציה במחלקת חינוך והוראה בחו"ל

דרוש/ה ראש צוות אדמיניסטרציה במחלקת חינוך והוראה בחו"ל במרכז הבין לאומי לחינוך והוראת השואה בחברתנו.
אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של המחלקה וכן ההיבט הכספי של התנהלותה, מתן מענה לצרכי המחלקה מנהלת המחלקה והצוות בתחומי הלוגיסטיקה, התפעול והאדמיניסטרציה. סיוע למנהלת המחלקה באדמיניסטרציה, בתפעול ובניהול השוטף וכן בתהליכי מעקב ובקרה על ביצוע וסיוע לרכזים במיקוד משימותיהם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
אחריות לטיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה; תכנון, ניהול ותפעול ההיבט הלוגיסטי ואדמיניסטרטיבי של פעילות המחלקה ובקרה על יישום חלק זה:
- מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהל/ת המחלקה וסיוע בהפקת התוכנית השנתית ותהליכי העבודה הנגזרים בהיבטי התפעול והלוגיסטיקה.
- תכנון וניהול עבודת הצוות האדמיניסטרטיבי, מעקב אחר ביצוע המשימות ומתן פתרונות/שינויים והובלת תהליכי עבודה תוך דגש על תפיסת השירות לרכזים ולגורמי חוץ.
- עבודה עם צוותי המחלקה וגורמים חיצוניים לזיהוי, תכנון ויישום הצרכים הלוגיסטיים-אדמיניסטרטיביים הנדרשים.
- אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהל המחלקה, צוותי המחלקה ואגף טכנולוגיות מידע.
- מתן שרות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותינו.
- רישום קליטה ועדכון מדריכים / מרצים במערכות האגף.
- ריכוז הטיפול בפניות הציבור של המחלקה והעברה לגורם המתאים.
אחריות לתיאום תפעול לוגיסטי- כנסים, סמינרים, ימי עיון והשתלמויות; תכנון ותפעול של סמינרים, ימי עיון, השתלמויות וכנסים רבי משתתפים בהיבט הלוגיסטי-תפעולי. אחריות לטיפול בהיסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים שונים כולל תכנון וסידור כיתות. אחריות על הקלדת נתוני הפעילות ותשלומים למדריכים, מרצים וספקים, וניהול כספים של המחלקה (החזרי טיסות, קביעת תשלום לפעילויות). הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי הצורך.