רכז/ת הוקרת תורמים במערך קשרי חוץ ופיתוח משאבים

תיאור

• אחריות מלאה על תכנון, ארגון והפקת טקסי תורמים, אירועי הוקרה ואירועים ייחודיים תחת המחלקה

• גיבוש קונספט לאירועים בהתאם לאופי הקהל, מטרות האירוע ויעדי האגף, לרבות כתיבת תכנים, תסריטי וספרי במה ובניית סדרי אירוע

• ניהול והובלת תהליכי עבודה מול ממשקים פנים-טכניוניים (פקולטות, לשכת נשיא, דוברות, תפעול וכד’), חוץ-טכניונים (אגודות הידידים בכל העולם) וספקים חיצוניים

• אחריות על הממשק השוטף מול אגודות הידידים בנושאי הוקרה לתורמים, לרבות עדכון סטטוס התהליך, תיאום ציפיות, העברת מידע ועדכונים ושליחת תמונות וחומרים לאחר השלמת ההוקרה או האירוע

• אחריות על תהליך הפקת שלטי ההוקרה מקצה לקצה - החל משלב התכנון וגיבוש הנוסח, דרך תיאום העיצוב, קבלת האישורים וההפקה, ועד להתקנת השלט בפועל

• ביצוע בקרה שוטפת על תקינותם ונראותם של שלטי הוקרה קיימים ברחבי הקמפוס, וטיפול בתיקון או בהחלפת שלטים בהתאם לצורך

• אחריות על תיעוד ועדכון כלל פעולות ההוקרה במערכת SAP ובמאגרי המידע של האגף, תוך הקפדה על שלמות, דיוק ועדכניות המידע

• אחריות על העברת מידע ועדכונים בנושאי הוקרה לגורמים הרלוונטיים בטכניון, לרבות מערך הדוברות ולצורך דיווחים ופרסומים כגון דוח הנשיא

• ניהול תקציבי אירועים, לרבות טיפול בהזמנות ובדרישות רכש, הצעות מחיר, התקשרויות עם ספקים, מעקב ובקרה תקציבית

• הפקת חומרים שיווקיים והזמנות, עבודה מול מערכות דיוור ורישום משתתפים

• אחריות לוגיסטית מלאה ביום האירוע, לרבות תיאומים טכניים, סידורי הושבה, כיבוד, ציוד אורקולי, שילוט, מתנות וכד'

• ליווי והנחיית דוברים ואורחים בכירים מהארץ ומחו"ל לקראת אירוע ובמהלכו

• הפקת אירועים מקוונים והיברידיים, לרבות עבודה עם פלטפורמות שידור, תיאום שידורים חיים וניהול ממשק טכנולוגי

• ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי ראשת התחום והמערך

דרישות

• השכלה אקדמית - חובה

• עברית ברמת שפת אם ויכולת ניסוח וכתיבה ברמה גבוהה, לרבות כתיבת תכנים רשמיים - חובה

• אנגלית ברמה גבוהה מאוד בכתב ובע"פ, לרבות יכולת ניסוח תכנים והתכתבות מקצועית - חובה

• ניסיון מוכח בארגון והפקה עצמאית של אירועים מרובי משתתפים - חובה

• ניסיון בעבודה מול תורמים, גורמים בכירים ובינלאומיים - יתרון משמעותי

• שליטה מלאה ביישומי Office. היכרות עם מערכות רישום, דיוור ו- - CRM יתרון

• ידע וניסיון בעבודה עם מערכת- SAP יתרון

• יכולת גבוהה לניהול מספר משימות ותהליכים במקביל, סדר וארגון ועמידה בלוחות זמנים צפופים

• יכולת ירידה לפרטים, סבלנות ואורך רוח, לצד יכולת לראות את התמונה הכוללת ולהניע תהליכים

• אחריות אישית גבוהה, יוזמה, יצירתיות ותשומת לב לפרטים

• יחסי אנוש מעולים, ויכולת עבודה בצוות ובסביבה מרובת ממשקים

• נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות בהתאם לצורכי האירועים

הערות: המשרה הינה בניסיון לקביעות בהיקף 100% .