Clinic Operations Manager - מרפאה תפעול מנהל/ת

About the Role

We are seeking a highly organized, proactive, and patient-centric Clinic Operations Manager to oversee the day-to-day administrative and operational functions of our premium medical clinic in Tel Aviv. Our practice caters to a premier blend of private Israeli patients, expats, and international tourists. You will serve as the operational backbone of the practice, managing premium private care coordination, processing private Israeli and international insurances, and handling minimal administrative touchpoints with local health funds (Maccabi).

• Patient & Insurance Liaison: Coordinate care for a diverse clientele, managing private Israeli and international billing, generating medical reports, and handling claims for major local insurance companies (e.g., Harel, Phoenix) as well as global providers.
• Daily Operations: Manage patient onboarding, coordinate complex medical scheduling, and oversee front-of-house readiness to maintain premium clinic standards.
• Local HMO Coordination: Act as the primary point of contact for occasional, minimal administrative liaison work with Maccabi systems.
• Financial Administration: Handle private patient billing, track clinic expenses, issue invoices, and manage basic bookkeeping.
• Vendor & Supply Management: Manage relationships with local medical suppliers, track inventory, and ensure clinic equipment is fully operational.

• Experience: 2+ years of administrative or operations management experience. Experience dealing with private Israeli medical billing, private insurances, or international medical tourism is highly preferred.
• Languages: Native-level English and Fluent Hebrew are strictly required (both spoken and written) to interact seamlessly with our international patients, local Israeli patients, and local entities.
• Skills: Strong proficiency in clinic management software, CRM platforms, and Microsoft Office / Google Workspace. Knowledge of Israeli medical invoicing (Kedem, Chameleon, or similar platforms) is a major plus.
• Traits: Exceptional interpersonal communication, multitasking capabilities, problem-solving skills, and a high level of discretion

The details:

• Sunday - Thursday (occasional Fridays), 9:00-17:00, 5 days/week
• Minimum 1-year commitment
• Based at our clinic on Basel 46, Tel Aviv

Sound like you? We'd love to hear from you.

אודות התפקיד

אנו מחפשים מנהל/ת תפעול מרפאה מסודר/ת, יוזמ/ת ובעל/ת גישה שירותית למטופלים, לניהול שוטף של הצד האדמיניסטרטיבי והתפעולי במרפאה פרטית מובילה בתל אביב.

המרפאה מעניקה שירות למגוון מטופלים, בהם לקוחות ישראלים פרטיים, תושבים זרים ותיירים מכל רחבי העולם. את/ה תמלא/י תפקיד מרכזי בתפעול השוטף של המרפאה, תוך אחריות על תיאום וניהול הטיפול הרפואי הפרטי, טיפול בביטוחים פרטיים בישראל וביטוחים בינלאומיים, וכן טיפול בהיבטים אדמיניסטרטיביים מצומצמים מול קופות החולים, ובפרט מכבי.

תחומי אחריות עיקריים

קישור למטופלים וביטוח: תיאום טיפול עבור קהל לקוחות מגוון, ניהול חיובים פרטיים ישראליים ובינלאומיים, הפקת דוחות רפואיים וטיפול בתביעות עבור חברות ביטוח מקומיות גדולות (למשל, הראל, הפניקס) וכן ספקים בינלאומיים.

פעולות יומיומיות: ניהול קליטת מטופלים, תיאום תזמון רפואי מורכב ופיקוח על תהליך הקבלה של המטופלים לשמירה על סטנדרטים גבוהים המתאימים למרפאה מקצועית.

תיאום קופות חולים מקומיות: תשמש/י כנקודת הקשר העיקרית לקישור אדמיניסטרטיבי מזדמן ומינימלי עם מערכות מכבי.

ניהול פיננסי: טיפול בחיוב מטופלים פרטיים, מעקב אחר הוצאות מרפאה, הנפקת חשבוניות וביצוע הנהלת חשבונות בסיסית.

ניהול ספקים ואספקה: ניהול קשרים עם ספקי רפואה מקומיים, מעקב אחר מלאי והבטחת תפקוד מלא של ציוד המרפאה.

דרישות וכישורים

ניסיון: שנתיים ומעלה של ניסיון בניהול אדמיניסטרטיבי או תפעולי. ניסיון בחיוב רפואי פרטי בישראל, ביטוחים פרטיים או תיירות רפואית בינלאומית - יתרון משמעותי.

שפות: אנגלית שפת אם ועברית שוטפת (בעל פה ובכתב) נדרשות כדי לתקשר בצורה חלקה עם מטופלים בינלאומיים, מטופלים ישראלים וגופים מקומיים.

כישורים: שליטה חזקה בתוכנות ניהול מרפאות, פלטפורמות CRM ו-Microsoft Office / Google Workspace. ידע בחשבוניות רפואיות ישראליות (Kedem, Chameleon או פלטפורמות דומות) - יתרון משמעותי.

תכונות: תקשורת בין-אישית יוצאת דופן, יכולות ריבוי משימות, כישורי פתרון בעיות ורמת דיסקרטיות גבוהה.

פרטים נוספים:

• ימים א'–ה' (וייתכן גם שישי), 9:00–17:00, 5 ימים בשבוע
• התחייבות למינימום שנה
• המרפאה ממוקמת ברחוב בזל 46, תל אביב

נשמע לכם מתאים? נשמח לשמוע מכם.