רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת, מכון המחקר

ראשי > ברכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת, מכון המחקר

היקף המשרה

משרה מלאה

תחום משרה

משרות כלליות

תאריך פרסום

12:01 - 04/01/2026

דואר אלקטרוני

[email protected]

תיאור התפקיד

ניהול משרד הנהלת המכון וטיפול אדמיניסטרטיבי של צרכי היחידה, אחריות לוגיסטית על ארגון אירועי מכון המחקר וסיוע בנושא מלגות ומענקי מחקר. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.

תחומי אחריות:

• ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם. סיוע בכתיבת פרוטוקולים
• תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס') של עובדי המכון
• טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחו"ל, כולל תיאום מול משרד הפנים
• טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים
• הזמנת ציוד וכיבוד וסיוע במערכת התקציבית אלמוג
• עבודות מזכירות שוטפות (מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, דברי דואר, תיוק ועוד), אחריות על מערכת ה-CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר
• עדכון רשימות תפוצה ממוחשבות של מכון המחקר והפצת מידע על אירועים ופעילויות המכון באמצעים האלקטרוניים
• תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים וכד'), כולל אחריות מלאה על ארגון אירועים פרונטליים ומקוונים; קשר עם ספקים לקבלת הצעות מחיר לשירותים שונים, פתיחת הזמנה באלמוג ועוד
• הכנת חומרים נלווים לאירועים כולל הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, עפ"י הצורך
• סיוע לוגיסטי בקליטת עמיתי המחקר
  
  

• השכלה תיכונית – חובה; תואר ראשון – יתרון
• עברית על בוריה; אנגלית ברמה טובה – חובה
• שליטה בשפות אירופאיות – יתרון
• ניסיון מוכח בעבודה בתפקיד אדמיניסטרטיבי רלוונטי, רב־משימתי – חובה
• בקיאות בתוכנות אופיס – חובה
• שליטה בשימוש בתוכנות טימס וזום – יתרון משמעותי
• זמינות לעבודה בשעות לא שגרתיות, עפ"י צורך
• יכולת ארגון והתנהלות בסביבה מרובת משימות
• יחסי אנוש מעולים; יכולת עבודה בצוות
• שירותיות; סבלנות
• דיסקרטיות
  
  

• היקף המשרה 100%; תאריך תחילת עבודה – מיידי
• שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים ביד ושם
• סוג משרה ליבה, מדרג 4
• המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד