Office Manager

לבית השקעות מוביל בתל אביב דרוש/ה מנהל/ת משרד

היקף גמיש: משרה מלאה או 80% משרה חלקית עד 15.00/16.00

במסגרת התפקיד:

• ישיבה בקבלה ומתן שירותי אדמיניסטרציה לעובדי הקומה - ניהול לו"ז חדרי ישיבות, מענה פרונטלי וטלפוני ללקוחות ולעובדי החברה, קבלת קהל, הזמנת ציוד, החתמת מסמכים, הוצאת שליחויות.
• ניהול יומנים גורמים בכירים דוגמת מנכ"ל החברה.
• טיפול בפעילויות רווחה, דוגמת הרמות כוסית, Happy Hours, אירועי חברה וכו'.
• סריקת חשבוניות, החתמת מסמכים, הכנת תכנים לוועדות וכן עבודה מול מגוון גורמים בחברה.

דרישות:

• ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם – חובה.
• אנגלית ברמה טובה – חובה (ברמת ניהול שיחה קצרה וכתיבת מיילים).

Responsibilities:

• Front desk reception and administrative support for employees on the floor.
• Managing meeting room schedules and coordinating daily office activity.
• Providing front-facing and phone support to clients and company employees.
• Welcoming visitors and handling general reception duties.
• Ordering office supplies, coordinating couriers, scanning invoices and managing document signing processes.
• Managing calendars for senior executives, including the company CEO.
• Supporting welfare and employee experience activities such as holiday toasts, happy hours and company events.
• Preparing materials for committees and working with various internal stakeholders.

Requirements:

• Previous administrative experience – required.
• Good English – required, including basic conversation and email writing.
• Good Excel skills – significant advantage.

Part-time / 80% position: Sunday–Thursday, 08:00–15:00 or 09:00–16:00

Full-time position: Sunday–Thursday, 08:00–17:00 or 09:00–18:00