Personal Assistant & Office Manager

A leading infrastructure and civil engineering company is looking for an experienced Personal Assistant & Executive Office Manager to join its management team.

Responsibilities

• Manage complex calendars and coordinate multi-participant meetings
• Work closely with senior management, clients, suppliers, and external stakeholders
• Follow up on tasks, projects, and organizational processes
• Prepare materials for management meetings, presentations, and business documents
• Manage documents, correspondence, and organizational information
• Support and promote cross-organizational processes
• Use digital systems and AI tools to streamline processes and tasks
• Manage and coordinate office and operational activities
• Maintain order, organization, and smooth operations within the executive office

Requirements

• At least 4 years of experience as a Personal Assistant, Executive Office Manager, or in a similar role
• Experience working with senior management
• Full proficiency in Microsoft Office and Excel
• Fast learning ability and experience adopting new tools
• Native-level Hebrew and high-level English
• Experience working with AI tools such as ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, or similar tools – significant advantage
• Excellent written and verbal communication skills

תחומי אחריות

• ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.

• עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, לקוחות, ספקים וגורמים חיצוניים.

• מעקב אחר משימות, פרויקטים ותהליכים ארגוניים.

• הכנת חומרים לישיבות הנהלה, מצגות ומסמכים עסקיים.

• ניהול מסמכים, התכתבויות ומידע ארגוני.

• סיוע בקידום תהליכים רוחביים בארגון.

• עבודה עם מערכות דיגיטליות וכלי AI לצורך ייעול תהליכים ומשימות.

• ניהול ותיאום פעילויות משרדיות ותפעוליות.

• אחריות על סדר וארגון בלשכת ההנהלה.

דרישות

• ניסיון של לפחות 4 שנים בתפקיד עוזר/ת אישי/ת, מנהל/ת לשכה או תפקיד דומה.

• ניסיון בעבודה מול הנהלה בכירה .

• שליטה מלאה ב-Office וב-Excel.

• אוריינטציה טכנולוגית גבוהה ויכולת עבודה עם מערכות וכלים דיגיטליים מתקדמים .

• יכולת למידה מהירה והטמעת כלים חדשים.

• עברית ברמת שפת אם ואנגלית ברמה גבוהה.

• ניסיון בעבודה עם כלי AI כגון ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude או כלים דומים.

• יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה.

• סדר, ארגון, דיסקרטיות ויחסי אנוש מצוינים.