Secretary

מזכירה – ניהול ותפעול משרד

תיאור התפקיד:

המזכירה היא האחראית לניהול ותפעול יומיומי של המשרד, תוך שמירה על סדר וארגון, ומתן תמיכה מנהלתית לעובדים וללקוחות.

תחומי אחריות עיקריים:1. ניהול ותפעול משרד

• מענה לטלפונים ודוא"ל, תיאום פגישות וניהול יומנים
• קבלת קהל ומתן שירות ללקוחות
• טיפול בדואר נכנס ויוצא, כולל שליחויות מסמכים
• הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי

2. תמיכה אדמיניסטרטיבית

• ניהול מסמכים, תיוק וסריקות דיגיטליות
• הכנת דוחות, מצגות ומסמכים
• סיוע בהכנת הצעות מחיר והזמנות
• טיפול בחשבוניות והזמנות רכש

3. ניהול תקשורת פנים וחוץ ארגונית

• תיאום פגישות עם ספקים ולקוחות
• ניהול שיחות ועידה ותיאום ישיבות
• עבודה מול רשויות, ספקים ושירותי תמיכה חיצוניים

4. סיוע במשאבי אנוש

• סיוע בגיוס עובדים ותיאום ראיונות
• ניהול ועדכון תיקי עובדים
• עזרה בארגון אירועי חברה וימי עיון

5. תמיכה בצוות המכירות והשיווק

• מעקב אחר פניות לקוחות וטיפול בלידים
• עזרה בהכנת חומרי פרסום ושיווק
• מעקב אחר התקדמות תהליכים מול לקוחות

6. עבודה עם מערכות מידע

• ניהול מאגרי מידע ומערכות CRM
• עדכון נתוני לקוחות, ספקים ופרויקטים
• שליטה מלאה בתוכנות אופיס (Word, Excel, PowerPoint)

כישורים נדרשים:

✔ סדר וארגון ברמה גבוהה – יכולת ניהול משימות מרובות במקביל

✔ יחסי אנוש מעולים – עבודה מול עובדים, ספקים ולקוחות

✔ שליטה מלאה בתוכנות אופיס ומערכות CRM

✔ יכולת עבודה תחת לחץ ועמידה בלוחות זמנים

✔ שירותיות ותקשורת מצוינת בכתב ובעל פה

✔ שליטה בעברית ואנגלית חובה (שפות נוספות – יתרון)

תנאי העסקה:

📌 היקף המשרה: מלאה

📌 מיקום: משרד ברמת גן (אזור הבורסה)

📌 סביבת עבודה: צוות קטן ואווירה דינמית

🔹 מחפשים מישהי מאורגנת, שירותית ובעלת יוזמה? שלחו קו"ח!