מזכיר/ת מנכ"ל החברות ויועמ"ש החברות בקיסריה

מזכיר/ת מנכ"ל החברות ויועמ"ש החברות בקיסריה!

תיאור התפקיד:

קבלה והכוונת אורחי המנכ"ל והיועמ"ש.

קבלה והכוונה של האורחים.

אחריות על סדר וארגון הלשכה.

ניהול התנועות אל הלשכה, מניעת כניסת אסורי כניסה, דיסקרטיות וסודיות השיחות והחומר הכתוב והאלקטרוני בלשכה.

מעקב אחר הישיבות בחדרי הישיבות לרבות הכנתם לפגישות, הדלקת מחשב, שתייה וכיבוד במידת הנדרש.

מענה לשיחות ופניות וטיפולם באופן מקצועי יעיל ושירותי. 

דוחות למנכ"ל - אחריות בניית דוחות/ מצגות רבעוניות/ חציוניות / שנתיות לכלל פעילויות החברה והוצאתו לפעול.

לתכנן, לנהל ולהניע תקציב ותוכניות עבודה שנתיות ומעקב אחר עמידה ביעדים.

אחריות על ביצוע משימות המנכ"ל והיועמ"ש השוטפות.

סיוע ובקרה למזכירת הקבלה בעבודה במערכת המעלה - פתיחת הזמנות, הסטות, הוצאת קבלות, עבודה מול הרכש,

ספקים וגורמים שונים בחברה על מנת לסגור טיפול מלא בנושא זה.

הובלת פרויקטים ותהליכים חוצה ארגון- פרויקטים מתוכננים 

כגון: תוכנית עבודה שנתית, סיכום שנה וכדומה.

פרויקטים מזדמנים על פי החלטת מנכ"ל מעת לעת.

גיבוי למעקב אחר ביצוע החלטות מנכ"ל:

סיוע לעוזרת אישית למנכ"ל בהיעדרה.

כתיבת פרוטוקולים לישיבות בהשתתפות מנכ"ל (ישיבות הנהלה, ישיבות שונות) תיוקם ותיעודם.

מעקב ועדכון אחר ביצוע החלטות מנכ"ל בישיבות אלה - עבודה ישירות מול יתר המנהלים והעובדים במסגרת בקרה שוטפת.

להיות ה"אוזניים והעיניים" של המנכ"ל בארגון להבנת תמונת המצב, מימוש האסטרטגיות הארגוניות, קידום תהליכים השגת

יעדים, שמירה על חוקיות הפעולה והמנהל התקין בחברות.

גיבוי וסיוע בניהול היומן, סדר היום והתפקוד של לשכת המנכ"ל והלשכה המשפטית בכללותה:

עבודה ישירה מול מזכירו ת החברות והיועמ"ש וניהול הקשר של המנכ"ל עם ומול הדירקטוריון וועדות המשנה.

הכרה יסודית של סדר העדיפויות של החברות, ניהול ותיעדוף זמן המנכ"ל בהתאם.

קביעת פגישות שוטפות ועתידיות ואחריות על קיומן במועד ובזמן.

ניהול כולל של מטלות וזמן, ייצוגיות כלל עובדות הלשכה ודלפק הקבלה.

ניהול אפקטיבי של זמן המנכ"ל ומניעת "חורים ביומן" ובזבוז זמן.

גיבוי וסיוע בשלמות ומוכנות החומרים המגיעים לחתימת המנכ"ל (הסכמים, חוזים, תשלומים)

אחריות על שלמות החומרים ובדיקת מוכנותם לחתימת המנכ"ל.

פרסונל- סבר פנים, חיוך על הפנים והשריית אווירות איכות ומכובדות.

טיפול ותיאום ביקורי המנכ"ל אצל לקוחות וממשקים. (חניה, תקשורת וכדומה..).

טיפול ותיאום הביקור של אורחי הלשכה ומזומני לשכת המנכ"ל (חניה וכיבוד).

סיוע בניהול התקשורת והשירות הפנים ארגוני- לשמש "באפר" לרעשים ולשמירה על סדר עדיפויות ועיסוק בעיקר ולא בטפל.

הרווחה והטיפול בפרט בחברות- תמיכה במנהלת משאבי אנוש/ במשימות השוטפות הכוללות תוכניות הדרכה והשתלמויות, הכנה ומימוש תוכנית שנתית לרווחת העובד (נופש חברה, מפגשי גיבוש אגפיים וצוותים, חגים, אירועים וכדומה).

 * משרה מס׳ #479832 מיועדת לגברים ונשים כאחד