Assistant/e du Chef de poste, Consul général de France à Jérusalem

Description synthétique du poste

Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité.

Activités principales

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste, en liaison avec ses gardes de sécurité Planifier et organiser les réunions Mettre en forme et valoriser les supports écrits Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes En poste, prendre et entretenir des contacts avec les autorités locales En poste, organiser la gestion administrative des réceptions ( envoi et suivi des invitations, plans de table, menus) Assurer mensuellement le suivi des remboursements des frais de représentation Renseigner mensuellement les tableaux annuels des frais de représentation avec les dépenses de l'intendant et les écritures du compte bancaire dédié. Prise en charge des dossiers de coordinations(demandes de permis pour les entrées dans Gaza) pendant les absences du secrétariat du CGA Participation à la préparation et au suivi des visites officielles et des missions Gérer les archives sur support papier et dématérialisées.

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

1 expérience en poste de secrétaire/assistant