רכז/ת מינהל

רכז/ת מינהל
בית הספר להנדסה מכנית
הפקולטה להנדסה
היקף ומעמד: 50% משרה תקנית
מתח דרגות : 8 - 11 בדירוג המינהלי

תיאור תפקיד:
• טיפול שוטף במגוון נושאי המינהל של בית הספר, לרבות מתן שירות ומענה לסגל האקדמי והמינהלי, קבלת
קהל, ניהול יומנים ותיאום פעילויות.
• אחריות על עדכון ותחזוקה שוטפת של אתר בית הספר, מסכי התצוגה הדיגיטליים וערוצי התקשורת, לרבות
העלאת מידע, חדשות, אירועים ועדכונים.
• הכנה, עיצוב והתאמה של חומרי פרסום ותוכן חזותי עבור אתר בית הספר, רשתות חברתיות וערוצי תקשורת
נוספים.
• טיפול בסמינרים של בית הספר לרבות פרסום, מעקב, תיעוד והעברה לטיפול מזכירות הסטודנטים.
• ארגון כנסים, ימי עיון ואירועים מיוחדים של בית הספר - קידום ושיווק ימי עיון, כנסים, אירועים ופעילויות אקדמיות
של בית הספר, לרבות הכנת חומרי פרסום והפצתם בערוצים הרלוונטיים. פרסום ועדכון שוטף של הישגים,
זכיות, פרסים והוקרה של חברי וחברות הסגל האקדמי הבכיר.
• ריכוז וטיפול במלגות חד-פעמיות מתקציבי מחקר, לרבות הזנת נתונים ומעקב אחר ביצוע התשלומים.
• טיפול בהחזרי הוצאות לאורחים מחו"ל וסטודנטים בינלאומיים, בהתאם לנהלים.
• ריכוז ומתן מענה לצורכי גמלאי בית הספר, לרבות טיפול בנושאי נסיעות ורכש.
• טיפול שוטף במכלול הנושאים האדמינסטרטיביים כולל ניהול יומנים, תיאום פעילויות מנהלים, ניהול חדרי
ישיבות, מתחמי סטודנטים.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך.
דרישות התפקיד
• תואר אקדמי-רצוי, תעודת בגרות מלאה- חובה.
• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי. ניסיון בתחומי כוח אדם – יתרון.
• ידיעת השפה העברית על בוריה, לרבות יכולת ניסוח וידיעת השפה האנגלית ברמה טובה מאוד.
• ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL. ידע בתוכנת ב – Canva
- יתר ון.
• הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ו היכרות עם-ERP - יתרון.
• יכולת עבודה עצמאית והשתלבות ב עבודה בצוות.
• יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות.
• יוזמה, כושר תיאום ו ארגון, סדר, דייקנות ויכולת מעקב.
• תודעת שירות גבוהה,יחסי אנוש מעולים ויכולת מתן מענה לצרכים של אוכלוסיות מגוונות.
הערה : נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות ע"פ הצורך.
כפיפות: למנהלת המערך המנהלי ולראש ביה"ס.