מזכיר/ת המחלקה לטיפול באזרחים ותיקים

תואר המשרה: מזכיר/ת המחלקה לטיפול באזרחים ותיקים
דרגת המשרה: דרגה 7-9 בדירוג המנהלי /דרגה 37-39 בדירוג המח"ר
היקף משרה: 100% משרה
כפיפות: מנהלת המחלקה לטיפול באזרחים ותיקים
תיאור התפקיד:
ניהול, ריכוז ותכלול כלל המערך האדמיניסטרטיבי של מזכירות המחלקה לטיפול באזרחים ותיקים
תאום פגישות וניהול יומן של מנהלת המחלקה.
מתן מענה ארגוני לעובדות המחלקה.
ארגון ותאום ישיבות צוות, ועדות מקצועיות, כנסים וימי עיון
סיכומי דיונים, הכנת מצגות
תיוק מסמכים דיגיטליים
קבלת קהל פיזי ומענה טלפונים למקבלי שרות של המחלקה
טיפול ברכש ובתחזוקת המבנה
עדכון מאגרי מידע, רשימות משתתפים ורשימות תפוצה.
כל משימה נוספת בתחום העיסוק שתידרש ע"י הממונים.
דרישות התפקיד
השכלה:
12 שנות לימוד ותעודת בגרות - חובה
תינתן עדיפות לבעלי תואר אקדמי מוכר מהמוסד להשכלה גבוהה

ניסיון מקצועי :
ניסיון מוכח של שנתיים לפחות בניהול משרד - חובה
שליטה מלאה בתוכנות ה- OFFICE - חובה

כישורים אישיים:
אנושיות, לב רחב ורצון לסייע, סבלנות, יחסי אנוש מעולים, יכולת עבודה בתנאי לחץ ועומס, יכולת ארגון, סדר ותכנון, יכולת עבודה בצוות, יוזמה, "ראש גדול", אמינות ויושרה, קפדנות ודייקנות בביצוע, יכולת טיפול במספר משימות במקביל, יכולת התבטאות גבוהה בכתב ובע"פ, נכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות במצבי חירום
תינתן עדיפות למועמד/ת עם מוגבלות בהתאם לחוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, תשנ"ח- 1998. מועמד עם מוגבלות הנדרש להתאמות בהליכי הקבלה לעבודה יפרט את הצורך בהתאמות ויצרף מסמכים או חוו"ד המעידים על הצורך.
תינתן עדיפות בקבלה לעבודה למועמדים המשתייכים לקבוצות הזכאיות לייצוג הולם לפי הוראות כל דין ובלבד שמועמדים אלו הינם בעלי כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים. מועמד המשתייך לקבוצות אוכלוסייה זכאית, ימסור בעת הגשת מועמדותו מידע בדבר השתייכותו לקבוצה זו.
על המועמד לחתום על טופס הסכמה לקבלת מידע פלילי, בנוסח שצורף למסמכי המכרז, ולהגישו כחלק בלתי נפרד ממועמדותו
למען הסר ספק, רק מועמדים שעומדים בתנאי הסף כפי שפורסמו לעיל, תתקבל הגשת מועמדותם.
במידה ותהליך הראשוני יסתיים בהצלחה ויוגשו כל המסמכים הרלוונטיים, צוות הגיוס יצור עמך קשר להמשך התהליך.
הדרך היחידה להגשת מועמדות היא באמצעות הקישור המצורף, לא תתקבל הגשת מועמדות בדרך אחרת.