אחראי/ת האדמיניסטרציה לתיירות קליה

מטרת התפקיד
אחראי/ת האדמיניסטרציה אחראי/ת על מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למערך התיירות, ניהול תהליכי Back Office, וכן אחריות על תחום חשבונות הלקוחות (Accounts Receivable), לרבות בקרה על חיובים, הפקת חשבוניות, מעקב אחר תקבולים וגביית חובות מלקוחות עסקיים, סוכנים, חברות וגופים מוסדיים.
________________________________________

תחומי אחריות

• אחריות על ניהול המשרד, אחזקת מבנה המטה, סדר וארגון ה-Back Office.
• ניהול שוטף של הנהלת החשבונות מול גורמים פנימיים וחיצוניים, לרבות טיפול בספקים (פתיחת ספק, טיפול בחשבוניות), בקרה תמחירית, הכנת דוחות Excel ומעקב אחר הוצאות והשקעות.
• ניהול תיקי לקוחות אשראי של מערך התיירות.
• הפקת חשבוניות ללקוחות עסקיים, סוכנים, חברות וגופים מוסדיים.
• ביצוע התאמות בין חשבונות הלקוחות למערכות התיירות ולהנהלת החשבונות.
• מעקב אחר יתרות פתוחות וגיול חובות (Aging Report).
• גביית חובות, יצירת קשר עם לקוחות להסדרת תשלומים, קליטת תקבולים וביצוע התאמות בנקים במידת הצורך.
• טיפול בזיכויים, חיובים שגויים ומחלוקות כספיות.
• פיקוח על מערך הגבייה באתרי התיירות.
• הכנת דוחות תקופתיים בתחום הגבייה והחייבים.
• עבודה שוטפת מול מחלקות הקבלה, ההזמנות, המכירות והנהלת החשבונות.
• ניהול מערכות מחשוב, כולל תיאום עם ספקים ומערכות כגון: אופטימה, Hotel Years, כספית, אתר הבית, Booking, Call Center ו-Glassix.
• פיקוח ובקרה על חוות דעת וקשרי לקוחות.
• פיקוח ובקרה על מערך הטיפול בתלונות לקוחות.
• קבלת הצעות מחיר, יצירת שיתופי פעולה והסכמים בהתאם לצורכי המחלקות.
• אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי משרדי.
• ניהול יומן, תיאום פגישות וסיכום ישיבות של מנהל/ת התיירות.
• בקרת רישיונות ואגרות לאתרי התיירות.
• עבודה בהתאם לנהלי החברה והקפדה על בקרות פיננסיות.
דרישות התפקיד
• ניסיון של לפחות שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
• ניסיון קודם בהנהלת חשבונות או בתחום Accounts Receivable – יתרון משמעותי.
• ניסיון בתחום המלונאות – יתרון.
• שליטה מלאה בתוכנות Office, בדגש על Excel.
• היכרות עם מערכת אופטימה – חובה.
• היכרות עם מערכות מלונאיות (כגון Opera) – יתרון.
• יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון ברמה גבוהה ויכולת ניהול מספר משימות במקביל.
• שירותיות, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול ממשקים רבים.
• כושר ביטוי גבוה בכתב ובעל פה בעברית ובאנגלית (שפות נוספות – יתרון).
• דיוק, אחריות ויכולת עבודה עם נתונים ומספרים.