דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה

אנו מחפשים רכז/ת אדמיניסטרציה להצטרף לצוות המשרד, לתפקיד מרכזי ומשמעותי הכולל אחריות על ניהול ותפעול הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת, הובלת תהליכים ושיפור מתמיד של איכות השירות הניתן לעורכי הדין וללקוחות המשרד.
תחומי אחריות:
• אחריות על בניית סידורי העבודה וניהול השיבוצים של צוות המזכירות והאדמיניסטרציה במשרד.
• ניהול שוטף של הפעילות האדמיניסטרטיבית ומתן מענה לצרכים המשתנים של המחלקות, השותפים ועורכי הדין.
• תפעול והובלת פרויקטים אדמיניסטרטיביים חוצי-משרד.
• תיאום נסיעות עסקיות בארץ ובחו"ל, לרבות הזמנת טיסות, בתי מלון, הסעות ובניית מסלולי נסיעה בהתאם לצורכי המשרד.
• ניהול ותיאום לוחות זמנים מורכבים, לרבות תיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל, תוך התחשבות באזורי זמן שונים.
• גיבוי והחלפת מזכירות בהתאם לצורך, תוך שמירה על רציפות תפקודית ורמת שירות גבוהה.
• בנייה, הטמעה ויישום של תהליכי עבודה ונהלים בתחום האדמיניסטרציה, לצד ייזום והובלת תהליכי התייעלות ושיפור.
• בקרה על איכות השירות, עמידה בסטנדרטים מקצועיים ומתן מענה לאתגרים תפעוליים בזמן אמת.
• ליווי והדרכת עובדות חדשות בצוות המזכירות והאדמיניסטרציה, וסיוע בהטמעת נהלי עבודה.
• עבודה שוטפת מול כלל מחלקות המשרד ומול ממשקים פנימיים, לרבות משאבי אנוש, IT, כספים ותפעול.
• מעקב אחר ביצוע משימות, ניהול עומסים ומתן פתרונות תפעוליים לשמירה על רציפות העבודה.
דרישות התפקיד
• ניסיון של לפחות שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי הכולל ריכוז והובלת תהליכים – חובה.
• ניסיון קודם במשרד עורכי דין או בארגון מקצועי גדול – יתרון משמעותי.
• ניסיון בתיאום נסיעות עסקיות ובניהול יומנים מורכבים – יתרון משמעותי.
• ניסיון בניהול סידורי עבודה, תיאום משאבים או הובלת צוות אדמיניסטרטיבי – יתרון.
• אנגלית ברמה גבוהה (דיבור, קריאה וכתיבה) – חובה.
• יכולת הובלת תהליכים והנעת ממשקים ללא סמכות ישירה.
• סדר, ארגון, יכולת תיעדוף וקבלת החלטות בסביבה מרובת משימות.
• תודעת שירות גבוהה, דיסקרטיות, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה תחת לחץ.
• שליטה מלאה ביישומי Office.