רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת

מכון ויצמן למדע, מגייס רכזת אדמיניסטרטיבית למחלקת התקשורת והדוברות – תפקיד מרכזי, דינמי ובעל השפעה, בלב העשייה של גוף המוביל את כלל פעילות התקשורת של המכון.
מדובר בהזדמנות למועמדת עם "ראש גדול", יוזמה ויכולת הנעה, שרוצה להיות בצומת פעילות משמעותית, לזהות צרכים, לייעל תהליכים ולהוביל דברים קדימה.

תחומי האחריות בתפקיד:
• ניהול שוטף של המשרד: יומנים, תכתובות, מענה טלפוני, דואר והחזרי הוצאות
• ניהול, מעקב ובקרה אחר תקציב המחלקה
• טיפול בתהליכי רכש מקצה לקצה: עבודה מול ספקים, הצעות מחיר, הזמנות ואישורי חשבוניות
• ניהול ותפעול התקשרויות והליכים מכרזיים, כולל בקרה ומעקב
• תמיכה לוגיסטית ותפעולית בפרויקטים מגוונים (כגון אירועים, ביקורים ויוזמות מחלקתיות)
• מתן מענה שוטף, מהיר ויצירתי לצרכים משתנים ובלת"מים
• ניהול פעילויות רווחה מחלקתיות (אירועים, ימי גיבוש וכו')
התפקיד כולל עבודה שוטפת מול ממשקים רבים – בתוך המכון ומחוצה לו: ספקים, נותני שירות, מחלקות שונות (רכש, כספים, מערכות מידע ועוד).

פרטים נוספים
• משרה מלאה: ימים א’-ה’, 8:00–16:30 (מעט גמישות בשעות)
• מיקום: רחובות – קמפוס מכון ויצמן
• תחילת עבודה: מיידית
• כפיפות: ראש המחלקה לתקשורת
דרישות התפקיד
• ניסיון של לפחות 3 שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי
• שליטה מלאה בכל יישומי Office
• אנגלית ברמה גבוהה (כתיבה ודיבור)
• תואר ראשון – חובה (יתרון למשפטים / כלכלה / תעשייה וניהול)
• ניסיון בעבודה עם תקציבים ותהליכי רכש – יתרון
• ניסיון בהכנת מכרזים – יתרון
• היכרות עם מערכת "תפנית" ו/או Monday – יתרון

מי את?
• בעלת יכולות ארגון, סדר ודיוק גבוהות
• עם ראייה מערכתית ויכולת הבחנה בין עיקר לטפל
• פרואקטיבית, עצמאית ויוזמת
• בעלת תודעת שירות ויחסי אנוש מצוינים
• דיסקרטית ואמינה
• יודעת לעבוד בסביבה דינמית עם ריבוי משימות

למה אצלנו?
• תפקיד משמעותי עם השפעה אמיתית
• עבודה במחלקה חדשנית, מקצועית ודינמית
• סביבת עבודה איכותית בקמפוס ירוק ונגיש (כולל חניה)
• תנאים מעולים: קרן השתלמות, ארוחות מסובסדות
• איזון בית-עבודה (כולל יום עבודה מהבית לאחר תקופת חפיפה)

אם את מחפשת תפקיד עם משמעות, אחריות ואתגר – נשמח להכיר אותך