לארגון מדעי ברחובות דרוש.ה רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת

• ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
• ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים.
• טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה. בניית לוח זמנים, כיבוד,
ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו'.
• קליטה וליווי של עובדים וסטודנטים חדשים במחלקה.
• עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
• טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטטוס, הודעות התחלה/סיום וכו'.
• הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים, עובדים ומדענים בנושאים שונים כגון טפסי נסיעות וכו';
• ניסוח, כתיבה והוצאת הודעות באנגלית בין היתר במערכת Groups2Mail
• טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות.
• טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
• הזמנת שירותים פנימיים ממגוון גורמים בתוך המכון, כגון: גרפיקה, דפוס, הובלות וכו'.
• אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראש המנהל וראש המחלקה
דרישות התפקיד
• תואר ראשון - חובה
• אנגלית ברמת שפת אם, ניסוח כתיבה ודיבור ברמה הגבוהה ביותר – חובה
• שליטה מלאה בעברית, כולל ניסוח כתיבה ודיבור ברמה הגבוהה ביותר – חובה
• ניסיון של 5 שנים לפחות בעבודה אדמיניסטרטיבית - חובה.
• אחריות, יוזמה ודיוק
• תודעת שירות ותקשורת בין אישית גבוהה
• כושר ארגון ויכולת עבודה עצמאית ובצוות,
• יכולת הנעת תהליכים וקידום פרויקטים
• יכולת למידה עצמית
• יכולת עבודה בתנאי לחץ
• יכולת ונכונות ללמוד וללמד שיטות וטכניקות חדשות
• שליטה ביישומי Office ובמערכות ממוחשבות נוספות