רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת המכון ללימודים מתקדמים

ביצוע מטלות מינהליות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל: סיוע בטיפול באורחי המכון, החל משלב הזמנתם ועד לסיום ביקורם, לרבות תיאום לינה, ארגון ותיאום הרצאות, עבודה מול יחידות האוניברסיטה, הזמנת כיבוד, שירותי צילום וכל הנדרש לצורך קיום הביקור. הכנת הערכת הוצאות ביקור, מעקב אחר ההוצאות ועדכונן, והכנת סיכומי עלויות. טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות והזנתן במערכות הממוחשבות. טיפול בגביית ההשתתפות העצמית של חברי הסגל המארחים בעלויות האירוח. טיפול בהחזרים כספיים לאורחי המכון בהתאם לנהלים. סיוע בתכנון, בתיאום ובארגון כנסים ואירועים של המכון. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.דרישות:תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי. תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד. ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי. ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE. רצוי ניסיון במערכת ERP. ידיעת השפה העברית על בוריה ורמה גבוהה של השפה האנגלית. יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות. יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב. יכולת התמודדות עם עומס משימות. תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים. הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך. כפיפות: לראשת צוות המכון ללימודים מתקדמים, מרצים, אורחים וכנסים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.