לחברה קבלנית דרושה מנהלת אדמיניסטרטיבית לסמנכ"ל החברה.
• כפיפות ישירה לסמנכ"ל.
• ייצוג החברה מול גורמי חוץ, לפי צרכי החברה.
• אחריות לנראות ותחזוקת המשרד, דלפק הקבלה, חדרי ישיבות וכו'.
• שירות וכיבוד לאורחי החברה ומשתתפי הישיבות.
• אחריות לנראות המשרד, הקפדה על סדר, ארגון ותיאום בין מחלקות.
• ממלאת מקום בעמדת הקבלה על פי הצורך, לפי הגדרת תפקיד פקידת קבלה (קבלת קהל, מתן שירותי משרד, מענה טלפוני וכו').
• עבודה לפי נהלי החברה ותהליכיה.
• אחריות על ניהול ותפעול משימות אדמיניסטרטיביות, לפי צרכי המנהלים, כגון סיכומי ישיבות, בניית מצגות ודוחות ע"פ הצורך.
• ניהול יומנים ולוחות זמנים של מנהלים בכירים, תיאום ישיבות ופגישות.
• ניהול לוחות זמנים ותמיכה במנהלים, עבודה מול ספקים, טיפול בחוזים, ניהול תהליכים לוגיסטיים, עמידה בדרישות הרגולציה הביטחונית, ופיקוח על תהליכים משרדיים קריטיים.
• ניהול מסמכים וארכיון מסודר בהתאם לנהלי אבטחת מידע.
• אחריות לטיפול באישורי כניסה לחברות בטחוניות.
• שינויים בהגדרת התפקיד יבוצעו לפי צרכי החברה.
דרישות התפקיד
שליטה מצוינת ביישומיי האופיס ובשפה האנגלית
-ניסיון של חמש שנים לפחות באדמיניסטרציה
- תואר ראשון-יתרון משמעותי
- מולטי-טסקינג ויכולת תעדוף משימות תחת לחץ - חובה
- תקשורת בינאישית טובה, אדיבות
- יכולת התנסחות גבוהה בכתב ובעל פה