• אחריות על יומנו של מנכ"ל המכללה.
• סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף - מענה לטלפונים, מענה למיילים, דואר, הכנת חומר לישיבות , קשר עם היחידות הפנימיות במכללה, קבלת קהל, רישום פרוטוקולים, תיוק במחשב, הפצת מכתבים בהתאם להחלטות וכו'.
• אחריות רכש: כולל SAP, UPS, ציוד מתכלה ללשכה וכד'.
• ארגון לוגיסטי של ישיבות ופגישות, כולל אחריות על חניות עבור אורחי הלשכה (עבור כל יומני הלשכה- נשיאה, מנכ"ל, סגן נשיאה), כיבוד ומלאי, הכנת חומרים לפגישות , מיקום, סידור החדר.
• אחריות על כתבי מינוי.
• אחריות אדמיניסטרטיבית על תוכנית הנשיאה למצוינות.
• טיפול במבקרים/משלחות רשמיות – ארגון הביקור וביצועו.
• סיוע למנהלת הלשכה לטובת תיאומי פגישות וביקורים מול הממשקים הפנים ארגוניים: מסמכים- החתמות, הדפסות, סריקה של חומרים רלוונטיים תיוק במחשב, גריסה ועוד.
• סגירת הלשכה לפחות פעמיים בשבוע – עבודה עד השעה 18:00.
• תיאום מועדים לישיבות וועדת השקעות, כספים וביקורת.
• מילוי מקום של מנהלת הלשכה לפי הצורך.
• פרויקטים מיוחדים לפי הצורך.
• סיוע במטלות נוספות, בהתאם לדרישת הממונה.
דרישות התפקיד
• בעל/ת תואר אקדמי מוכר ממוסד מוכר להשכלה גבוהה.
• ניסיון אדמיניסטרטיבי מוכח ברמת ניהול משרד.
• שליטה מלאה בתוכנת ה Office, יכולת לימוד של תוכנות מחשוב חדשות.
• עברית ברמה גבוהה מאוד.
• אנגלית ברמה גבוהה, לרבות יכולת כתיבה.
• יחסי אנוש מעולים, ייצוגיות ותודעת שירות.
• בעל/ת יכולת לעבוד בצוות ובאופן עצמאי.
• בעל/ת אחריות ומחויבות יכולת שמירה על דיסקרטיות.
• יכולת עבודה בלחץ ובריבוי משימות.
• בעל/ת יכולת למידה, יוזמה אישית, "ראש גדול".