מזכיר/ת מנהל אגף

מזכיר/ת מנהל אגףמספר דרישה50420580היקף משרהמשרה מלאהתאריך התחלה30.12.2024להגשה עד09.01.2025סוג העסקהרמת עיסוקעובד חברת כ"אמנהל עבודהמשימותניהול יומן - אחריות לניהול משרד מנהל אגף ומתן שירות לכלל האגף -זימון דיונים ופגישות בהתאם להנחיית מנהל האגף ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.-רישום פגישות ביומן ועדכון השינויים. -תכנון יומן שבועי ועדכונו בהתאם לצורך.-רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי.-טיפול בסוגי הדואר הנכנס והיוצא (חיצוני ואימייל).-הכנת חומרים רלוונטיים לדיונים ופגישות ומעקב יום יומי.-ביצוע הדפסות עפ"י הנחיית הממונה. -ניהול ורישום מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יוגדר עי מנהל האגף-ניהול המידע שבאחריות האגף, תיעודו וזמינותו במערכות המידע-טיפול בהזמנת ציוד משרדי מול נציגי אגף לוגיסטיקה. - ניהול קופה קטנהדרישותדרישות סף:•בעל/ת בגרות מלאה לפחות•ניסיון של שנתיים לפחות בתפקידי מזכירות/ אדמיניסטרציה במהלך 10 השנים האחרונות, הכולל:ניהול יומן, תיאום פגישות, תיאום ביו ממשקים רבים ושונים, מעקב ובקרה אחר משימות•שליטה מלאה בOffice בדגש על הכנת מצגות ועבודה עםExcel  •כושר ביטוי בכתב ובעל פה בעברית ברמה טובהיתרונות:•בעל/ת תואר ראשון •כושר ביטוי בכתב ובעל פה באנגלית ברמה טובה*מיקום העבודה: לוד**למטרת ייצוג הולם ברכבת ישראל, בגיוס למשרה זו תינתן עדיפות למועמדים הבאים: בני האוכלוסייה הערבית, הדרוזית, מי שהוא או שאחד מהוריו נולדו באתיופיה, נשים, בני האוכלוסייה החרדית, אנשים עם מוגבלות משמעותית כהגדרתה בחוק שוויון הזדמנויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ"ח - 1998 ונכי צה"ל