מזכיר.ת סמנכ"לית רכבי יוקרה

מטרת התפקיד:
ניהול יומן הפגישות של סמנכ"ל היחידה, מתן שירות אדמיניסטרטיבי ותפעולי בסביבת עבודה דינמית וחוליה מקשרת בתוך ומחוץ ליחידה.
ניהול משרד תקין תוך פיקוח, ניתוב ובקרה של שירותים שוטפים עם יכולת ואחריות לביצוע משימות ברמה הגבוהה ביותר ובתודעת שירות גבוהה.

איך יראה היום שלך?
אדמיניסטרציה:
ניהול לוחות הזמנים ויומן הפגישות של סמנכ"ל היחידה
מתן שירות/תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלים נוספים ביחידה, כולל ניהול יומני הפגישות של חברי הנהלת היחידה
תיאום שוטף בין ממשקים רבים בתוך הארגון ומחוצה לו
ניהול בקרות ומעקב אחר ביצוע משימות
מענה זמין ושרותי (פיזי וטלפוני) לעובדי החברה ולספקים הפונים ליחידה
ניהול ושריון חדרי הדרכה וחדר ישיבות, הזמנת כיבוד
ניהול האדמיניסטרציה ביחידה – ציוד, דואר, ימי הולדת, אישורי כניסה לאורחים ועוד
שותפות בארגון כנסים, גיבושים ושוברי שיגרה של היחידה
רכש ומתחם היחידה:
הזמנת ציוד משרדי
טיפול שוטף בהזמנות רכש וחשבוניות לכלל היחידה
טיפול בהחזר הוצאות אישיות
קשר ישיר עם ספקים להזמנות שירותים
קשר ישיר עם יחידת הכספים בכל נושא ניהול התשלומים לספקים
אחריות כוללת על מתחם היחידה (ארונות ציוד, אחסון מתנות, ציוד במטבח וכד)

למי מתאימה המשרה?
ניסיון כמזכירה - חובה
שליטה מעולה בתוכנות Office (Excel, Word, PP, Outlook) - חובה
יכולות ניסוח גבוהות – חובה
עבודה עם SAP – יתרון משמעותי
ניסיון בביצוע תפקיד דומה בארגון גדול – יתרון
אנגלית ברמה טובה – יתרון

* עובדי כלמוביל-ניתן להגיש מועמדות עד לתאריך 23.10.2024