רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת

רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת
המכון ללימודים מתקדמים
בית הספר הבינלאומי ע"ש לאוי
היקף ומעמד: 100% משרה תקנית

תיאור תפקיד:
ביצוע מטלות מינהליות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל:
• סיוע בטיפול באורחי המכון, החל משלב הזמנתם ועד לסיום ביקורם, לרבות תיאום לינה, ארגון ותיאום
הרצאות, עבודה מול יחידות האוניברסיטה, הזמנת כיבוד, שירותי צילום וכל הנדרש לצורך קיום הביקור.
• הכנת הערכת הוצאות ביקור, מעקב אחר ההוצאות ועדכונן, והכנת סיכומי עלויות.
• טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות והזנתן במערכות הממוחשבות.
• טיפול בגביית ההשתתפות העצמית של חברי הסגל המארחים בעלויות האירוח.
• טיפול בהחזרים כספיים לאורחי המכון בהתאם לנהלים.
• סיוע בתכנון, בתיאום ובארגון כנסים ואירועים של המכון.
• ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.

דרישות:

• תואר אקדמי -רצוי, תעודת בגרות מלאה -חובה.
• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
• ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE.
• רצוי ניסיון במערכת ERP.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ורמה גבוהה של השפה האנגלית.
• יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
• יוזמה, כושר תיאום ו יכולת ארגון ומעקב.
• יכולת התמודדות עם עומס משימות .
• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות: לראשת צוות המכון ללימודים מתקדמים, מרצים, אורחים וכנסים.

הגשת מועמדות :
המשרה מיועדת לכל עובדי אוניברסיטת תל אביב ולמועמדים חיצוניים, גברים ונשים כאחד.
במסגרת מדיניות האוניברסיטה לעידוד גיוון תעסוקתי, ניתנת עדיפות למועמדים העונים על דרישות התפקיד
ומשתייכים לאוכלוסיות אלו: חברה ערבית, חרדים, יוצאי העדה האתיופית ומועמדים עם מוגבלות.
מועמדים שיעמדו בדרישות המכרז יתבקשו לגשת למבדקי התאמה )כולל בחינה באנגלית(. למידע נוסף בקרו באתר .
יעל חפץ שפיר - אחראית גיוס והשמה, מרכזת הטיפול במשרה זו.
מועד אחרון להגשת מועמדות – 09/08/2026
ניסיון: 1-2 שנים