רכז/ת ניהול משימות וליווי מקצועי (עוזר/ת אישית)

הגדרת תפקיד: כשעתיים ביום (גמישות בשעות, רוב העבודה מהבית) 5 ימים בשבועהתפקיד נועד להוות "עוגן ארגוני" ולאפשר התנהלות שוטפת, יעילה ונקייה מחסמים טכניים או בירוקרטיים. הדגש הוא על יצירת שקט תעשייתי וניהול מרחב העבודה של המנכ"ל.תחומי אחריות ליבה:ניהול והנגשת מידע (סיכום ורישום):* ליווי פגישות וכתיבת סיכומים.* המרת רעיונות ושיחות בעל פה למסמכים כתובים, רהוטים ומאורגנים.* דגש קריטי: הגשת עדכונים בפורמט טקסטואלי ברור, רציף ופשוט (ללא שימוש בטבלאות או גרפים מורכבים), תוך שימוש בבולטים להדגשת שורה תחתונה.* מרכז בקרה ומעקב (ניהול משימות):* בעלות מלאה על "רשימת המטלות": רישום כל משימה שעולה, תעדוף שלה בתיאום ההנהלה, ווידוא ביצוע.* ביצוע "תזכורות אקטיביות" – לא רק לשלוח מייל, אלא לוודא שהמשימה בטיפול ולסייע בפירוק שלה לצעדים קטנים במידת הצורך.* ניהול יומן ותיאום קשרים:* ניהול היומן באופן פרואקטיבי (כולל וידוא זמני נסיעה, מנוחה והכנה לפגישות).* היכרות מעמיקה עם בעלי העניין בארגון ובקהילה לצורך תיאום פגישות. רגישות ומקצועיות.* גישור טכנולוגי:* תפעול מלא של המערכות הדיגיטליות (יומנים משותפים, כלי עריכה, ניהול מסמכים בענן).* פישוט והנגשה של תהליכים טכנולוגיים לכדי פעולות פשוטות.* ארגון וניהול ארכיון ארגוני (דרייב)* סיוע לרכזת הדיגיטל - נוכחות והקלטת זומים עד פעמיים בחודש, והעברתם לרכזת הדיגיטל, ובמקביל את הרלוונטים לשייך לקבוצת הלומדים.* הפקת אירועים:אם מעבר לשעות העבודה - בתשלום נוסף, כולל החזר הוצאות נסיעה (הכנות, תיאומים, קשר עם ספקים, הכנת חומרים גרפים הדפסה שינוע, גביית כספים, תיאום מול רכזת השיווק…)* פרופיל המועמד/ת (מה אנחנו מחפשים?):* יכולת ניסוח ברמה גבוהה מאוד: יכולת לקחת מחשבות מורכבות ולהפוך אותן למסמך ברור, רשמי ונעים לקריאה.* סדר וארגון כדרך חיים: אדם שחי רשימות ומעקב, שיודע "להחזיק את הראש" עבור אחרים ולהזכיר דברים לפני שהם הופכים לדחופים.* אינטליגנציה רגשית ודיסקרטיות: היכולת להבין את סגנון העבודה , ולהיות יד ימין נאמנה.* חוסן ופרואקטיביות: מישהו שלא מחכה להוראות, אלא מזהה היכן נוצר "רעש" או בלבול ונכנס לעשות סדר.* אוריינות דיגיטלית מצוינת: שליטה מלאה בכלי אופיס, יומנים ומערכות ניהול משימות (כולל יכולת לתווך את המידע החוצה בצורה פשוטה).