רכז/ת ניהול משימות וליווי מקצועי (עוזר/ת אישית)

הגדרת תפקיד:
כשעתיים ביום (גמישות בשעות, רוב העבודה מהבית) 5 ימים בשבוע

התפקיד נועד להוות "עוגן ארגוני" ולאפשר התנהלות שוטפת, יעילה ונקייה מחסמים טכניים או בירוקרטיים. הדגש הוא על יצירת שקט תעשייתי וניהול מרחב העבודה של המנכ"ל.

תחומי אחריות ליבה:
ניהול והנגשת מידע (סיכום ורישום):
* ליווי פגישות וכתיבת סיכומים.
* המרת רעיונות ושיחות בעל פה למסמכים כתובים, רהוטים ומאורגנים.
* דגש קריטי: הגשת עדכונים בפורמט טקסטואלי ברור, רציף ופשוט (ללא שימוש בטבלאות או גרפים מורכבים), תוך שימוש בבולטים להדגשת שורה תחתונה.
* מרכז בקרה ומעקב (ניהול משימות):
* בעלות מלאה על "רשימת המטלות": רישום כל משימה שעולה, תעדוף שלה בתיאום ההנהלה, ווידוא ביצוע.
* ביצוע "תזכורות אקטיביות" – לא רק לשלוח מייל, אלא לוודא שהמשימה בטיפול ולסייע בפירוק שלה לצעדים קטנים במידת הצורך.
* ניהול יומן ותיאום קשרים:
* ניהול היומן באופן פרואקטיבי (כולל וידוא זמני נסיעה, מנוחה והכנה לפגישות).
* היכרות מעמיקה עם בעלי העניין בארגון ובקהילה לצורך תיאום פגישות. רגישות ומקצועיות.
* גישור טכנולוגי:
* תפעול מלא של המערכות הדיגיטליות (יומנים משותפים, כלי עריכה, ניהול מסמכים בענן).
* פישוט והנגשה של תהליכים טכנולוגיים לכדי פעולות פשוטות.
* ארגון וניהול ארכיון ארגוני (דרייב)
* סיוע לרכזת הדיגיטל - נוכחות והקלטת זומים עד פעמיים בחודש, והעברתם לרכזת הדיגיטל, ובמקביל את הרלוונטים לשייך לקבוצת הלומדים.
* הפקת אירועים:
אם מעבר לשעות העבודה - בתשלום נוסף, כולל החזר הוצאות נסיעה (הכנות, תיאומים, קשר עם ספקים, הכנת חומרים גרפים הדפסה שינוע, גביית כספים, תיאום מול רכזת השיווק…)

* פרופיל המועמד/ת (מה אנחנו מחפשים?):
* יכולת ניסוח ברמה גבוהה מאוד: יכולת לקחת מחשבות מורכבות ולהפוך אותן למסמך ברור, רשמי ונעים לקריאה.
* סדר וארגון כדרך חיים: אדם שחי רשימות ומעקב, שיודע "להחזיק את הראש" עבור אחרים ולהזכיר דברים לפני שהם הופכים לדחופים.
* אינטליגנציה רגשית ודיסקרטיות: היכולת להבין את סגנון העבודה , ולהיות יד ימין נאמנה.
* חוסן ופרואקטיביות: מישהו שלא מחכה להוראות, אלא מזהה היכן נוצר "רעש" או בלבול ונכנס לעשות סדר.
* אוריינות דיגיטלית מצוינת: שליטה מלאה בכלי אופיס, יומנים ומערכות ניהול משימות (כולל יכולת לתווך את המידע החוצה בצורה פשוטה).