מזכיר/ה בלשכת הנשיאה

למכללה האקדמית הדסה דרוש/ה מזכיר/ה בלשכת הנשיאהתיאור התפקיד:אחריות על יומנו של מנכ"ל המכללה.סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף - מענה לטלפונים, מענה למיילים, דואר, הכנת חומר לישיבות, קשר עם היחידות הפנימיות במכללה, קבלת קהל, רישום פרוטוקולים, תיוק במחשב, הפצת מכתבים בהתאם להחלטות וכו'.אחריות רכש: כולל SAP , UPS , ציוד מתכלה ללשכה וכד'.ארגון לוגיסטי של ישיבות ופגישות, כולל אחריות על חניות עבור אורחי הלשכה (עבור כל יומני הלשכה- נשיאה, מנכ"ל, סגן נשיאה), כיבוד ומלאי, הכנת חומרים לפגישות , מיקום, סידור החדר.אחריות על כתבי מינוי.אחריות אדמיניסטרטיבית על תוכנית הנשיאה למצוינות.טיפול במבקרים/משלחות רשמיות – ארגון הביקור וביצועו.סיוע למנהלת הלשכה לטובת תיאומי פגישות וביקורים מול הממשקים הפנים ארגוניים: מסמכים- החתמות, הדפסות, סריקה של חומרים רלוונטיים תיוק במחשב, גריסה ועוד.סגירת הלשכה לפחות פעמיים בשבוע – עבודה עד השעה 18:00.תיאום מ ועדים לישיבות וועדת השקעות, כספים וביקורת.מילוי מקום של מנהלת הלשכה לפי הצורך.פרויקטים מיוחדים לפי הצורך.סיוע במטלות נוספות, בהתאם לדרישת הממונה.דרישות התפקיד:בעל/ת תואר אקדמי מוכר מ מוסד מוכר להשכלה גבוהה.ניסיון אדמיניסטרטיבי מוכח ברמת ניהול משרד.שליטה מלאה בתוכנת ה Office , יכולת לימוד של תוכנות מחשוב חדשות.עברית ברמה גבוהה מאוד.אנגלית ברמה גבוהה, לרבות יכולת כתיבה.יחסי אנוש מעולים, ייצוגיות ותודעת שירות.בעל/ת יכולת לעבוד בצוות ובאופן עצמאי.בעל/ת אחריות ומחויבות יכולת שמירה על דיסקרטיות.יכולת עבודה בלחץ ובריבוי משימות.בעל/ת יכולת למידה, יוזמה אישית, "ראש גדול".כפיפות ארגונית: מנהלת לשכת הנשיא ההיקף העסקה: משרה מלאה (42 שעות שבועיות), מתוכם פעמיים בשבוע 09:30 עד 18:00 (ניתן להתחיל ב 10:00) נדרשת נכונות לעבוד בגמישות בשעות העבודה השבועיות.תחילת העסקה: מיידיתמועמדות למשרה ניתן להגיש בכתובת הדוא"ל [email protected]התפקיד מיועד לנשים ולגברים כאחד