מזכיר/ת מנהל אגף

מזכיר/ת מנהל אגףמספר דרישה50415358היקף משרהתאריך התחלה12.11.2024להגשה עד22.11.2024סוג העסקהרמת עיסוקמנהל עבודהמשימותניהול יומן - אחריות לניהול משרד מנהל אגף ומתן שירות לכלל האגף -זימון דיונים ופגישות בהתאם להנחיית מנהל האגף ובתיאום עם הגורמים ברכבת ו/או גורמי חוץ.-רישום פגישות ביומן ועדכון השינויים. -תכנון יומן שבועי ועדכונו בהתאם לצורך.-רישום וריכוז הודעות, תזכורת ומטלות והעברתן לנמען הרלוונטי.-טיפול בסוגי הדואר הנכנס והיוצא (חיצוני ואימייל).-הכנת חומרים רלוונטיים לדיונים ופגישות ומעקב יום יומי.-ביצוע הדפסות עפ"י הנחיית הממונה. -ניהול ורישום מעקב אחרי החלטות, מסמכים וכל אשר יוגדר עי מנהל האגף-ניהול המידע שבאחריות האגף, תיעודו וזמינותו במערכות המידע-טיפול בהזמנת ציוד משרדי מול נציגי אגף לוגיסטיקה. - ניהול קופה קטנהדרישות•תעודת בגרות מלאה לפחות •ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי שבוצע במהלך חמש השנים•האחרונות הכולל: ניהול יומן, מעקב אחר משימות, תפעול משרד•ניסיון באקסל•ניסיון בהכנת מצגות ב- POWER POINTכישורים נדרשים לתפקיד:•כושר ביטוי בכתב ובעל פה בעברית ברמה גבוהה•כושר ביטוי בכתב ובעל פה באנגלית ברמה טובה דרישות נוספות:•יכולת עבודה עם ממשקים מרובים•יחסי אנוש טוביםמיקום העבודה - חיפה.*למטרת ייצוג הולם ברכבת ישראל, בגיוס למשרה זו תינתן עדיפות למועמדים הבאים: בני האוכלוסייה הערבית, הדרוזית, מי שהוא או שאחד מהוריו נולדו באתיופיה, נשים, בני האוכלוסייה החרדית, אנשים עם מוגבלות משמעותית כהגדרתה בחוק שוויון הזדמנויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ"ח - 1998 ונכי צה"ל.