עוזר/ת מנהלת המכינה למכינה הקדם אקדמית

תיאור התפקיד: סיוע למנהלת המכינה בניהול השוטף של פעילות המכינה, בדגש על תפעול מערכות אקדמיות, ריכוז תהליכים מנהליים, ליווי סטודנטים ותיאום בין גורמים פדגוגיים ומנהליים, בהתאם להנחיות מנהלת המכינה ונהלי המכללה.

תחומי אחריות עיקריים:

שירות לסטודנטים – שיבוצים בקבוצות הלימוד בגלבוע, קליטת ציונים, עדכון מועדי בחינות, סיוע בפתרון או ניתוב פניות בנושאים של תקלות טכניות והתנהלות אקדמית, ניהול ומעקב אחר טיפול של המרצים בפניות/ ערעורים של סטודנטים.

תפעול מערכות מידע אקדמיות – ניהול שוטף של מערכת הגלבוע: עדכון סטטוס סטודנטים, עדכון מערכות למסלולים, עדכון פרטי קורסים, מרצים, כיתות ומפגשים, וביצוע תיקונים שוטפים בהתאם לשינויים, תחזוקת מערכת החדרים, תיאום שריונים לכיתות, למעבדות וטיפול בשיבוצי בחינות.

בחינות, ציונים ותעודות – ריכוז מערך הבחנים והבחינות במסלולי המכינה, כולל תיאום עם מרצים, מדור השגחה וגורמי סריקה, ערעורים, בקרה על קליטת ציונים, הפקת גיליונות ציונים ותעודות בסיום מסלולים והעברתם לגורמים הרלוונטיים והכנת אישורי לימודים ומסמכים נלווים.

ליווי אוכלוסיות ייחודיות – ריכוז וטיפול בסטודנטים משרתי מילואים: מעקב, תיאום מול רכזת חונכויות בשיבוץ לחונכויות, הכרה ויישום הנחיות המתווה, מועדים מיוחדים ובקשות חריגות, ריכוז דיווחי נוכחות והיעדרויות ועדכון גורמי מימון ושכר לימוד. קשר שוטף עם מדור שכר לימוד.

תהליכים מנהליים ותיאום ארגוני – הפצת הודעות זכאות לסיוע לאחר ועדות מלגות, סיוע בארגון ישיבות ציונים, ימים פתוחים וכנסים, טיפול בהזמנות רכש וחשבוניות מול לוגיסטיקה והנהלת חשבונות, דיווח לשכר עבור צוות המורים, ריכוז דיווחי סוף חודש של נוכחות סטודנטים.

דרישות השכלה: תואר ראשון ממוסד אקדמי מוכר על ידי המל"ג

ניסיון וכישורים נדרשים:

ניסיון בעבודה מנהלית/ אקדמית במוסד להשכלה גבוהה – יתרון משמעותי
ניסיון בעבודה עם מערכות מידע אקדמיות – יתרון
סדר, דיוק ויכולת עבודה עם ריבוי משימות
יכולת עבודה עצמאית לצד עבודה בצוות
יחסי אנוש טובים ותודעת שירות גבוהה
שליטה טובה בעברית בכתב ובעל פה
אוריינטציה טכנולוגית ויכולת עבודה עם מערכות ממוחשבות

כפיפות ארגונית: כפיפות ישירה למנהלת המכינה הקדם אקדמית

היקף המשרה: משרה מלאה, זמינות מיידית

קורות חיים יש לשלוח אל מחלקת משאבי אנוש לדואר אלקטרוני [email protected]