רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת בבתי הספר

117/26 - רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת בבתי הספר
תאור התפקיד:
ריכוז וניהול שוטף של המערך האדמיניסטרטיבי והתפעולי בבית הספר, בהתאם למדיניות מנהל/ת בית הספר, לנהלי הרשות המקומית, להוראות משרד החינוך ולכל דין, במטרה להבטיח רציפות תפקודית, שירות איכותי, בקרה ושימוש יעיל במשאבים.
תחומי אחריות:
ניהול אדמיניסטרטיבי - ריכוז תהליכי עבודה, מעקב אחר משימות, ניהול מסמכים ותיקי ספקים, הכנת נתונים, סיכומים ודוחות מנהליים; תיאום ישיבות, ביקורים ואירועים לפי הצורך.
תפעול, תחזוקה ולוגיסטיקה - ריכוז צורכי התחזוקה, הניקיון, הציוד, הריהוט והמבנים; פתיחת קריאות, מעקב אחר טיפול ותיאום עם גורמי הרשות, קבלנים וספקים.
רכש, הזמנות וספקים - איסוף צרכים והצעות מחיר, הכנת בקשות רכש והזמנות בהתאם לסמכויות ולנהלים, מעקב אחר אספקה, התאמה להזמנה, קבלת שירות וטיפול בליקויים. אין בכך סמכות לבצע התקשרות או התחייבות בשם הרשות שלא בהתאם להרשאות.
מעקב ובקרה תקציבית - ריכוז תוכנית הוצאות, מעקב אחר מסגרות תקציב מאושרות, הזמנות, ביצוע ויתרות; הכנת תמונת מצב למנהל/ת בית הספר ולגורמי הרשות. התפקיד אינו כולל הנהלת חשבונות, חשבות או רישום בספרי הרשות.
בטיחות, חירום ונגישות - סיוע בריכוז מעקב אחר בדיקות תקופתיות, ליקויים, אישורים, ציוד חירום והנחיות בטיחות, בשיתוף ממונה הבטיחות והגורמים המוסמכים; ללא החלפת בעלי הסמכה סטטוטורית.
מערכות מידע וציוד טכנולוגי - ריכוז פניות ותקלות, מלאי ציוד, הרשאות וצרכים מול גורמי המחשוב; שמירה על אבטחת מידע, סודיות והגנת הפרטיות בהתאם לנהלים.
אירועים, טיולים ופעילות מיוחדת - ריכוז ההיבטים הלוגיסטיים והמנהליים: הזמנות, הסעות, ציוד, ספקים, אישורים ותיאום גורמי פנים וחוץ, בהתאם להנחיות הגורמים המקצועיים.
שירות וממשקי עבודה - מתן שירות לעובדי בית הספר ולגורמי הרשות; עבודה שוטפת מול הנהלת בית הספר, אגף החינוך, גזברות, רכש, משאבי אנוש, אחזקה, ביטחון, ספקים וגורמי משרד החינוך.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיית הממונה.