אחראי חוזים והתקשרויות. (113 /26)

דרוש/ה אחראי חוזים והתקשרויות.
(היקף משרה: 100% משרה - 40 ש"ש).
מטרת התפקיד:
ניהול וקידום מערך ההתקשרויות של המחלקה לאירועי תרבות על יחידותיה המקצועיות, בכל הקשור להזמנת עבודות, שירותים וטובין מגורמים פנים וחוץ עירוניים, תוך ארגון, ריכוז וביצוע בקרה אחר התנהלות החוזים וניצולי התקציב המאושרים, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
הכנת נתונים ומסמכים לצורך דיון בוועדות המאשרות הזמנת עבודות, שירותים וטובין מגורמים פנים וחוץ עירוניים, כולל איסוף, ריכוז, עיבוד וניתוח נתונים והגשתם לממונה;
מילוי, הכנת ועדכון חוזים על כל נספחיהם לצורך ביצוע ההתקשרות עם ספקים, עמותות, ארגונים ומינהלים קהילתיים, תוך ווידוא חתימתם ע"י כל הגורמים הרלוונטיים, בהתאם להנחיות הממונה;
סיוע לעובדי המחלקה בהנחיה והדרכה מקצועית בכל הקשור לעריכת התקשרויות וחוזים, כולל התנהלות תקציבית, בהתאם לנהלי ומדיניות העירייה והנחיות הממונה;
סיוע לממונה בפיקוח ובקרה על ניצול תקציבי תקין של המחלקה בהתאם לתקציבים שהוקצו ואושרו להם, בהתאם להוראות משרד הרווחה ולנהלים.
כפיפות: לממונה על הנוער.
מטלות עיקריות:
איסוף וריכוז נתונים ומסמכים לצורך הזמנת עבודות, שירותים או טובין מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים (כגון: עמותות, ארגונים, ספקים וכו'), באמצעות מכרז פומבי או זוטא, בהתאם לפרוי קטים ופעילויות שבאחריות המחלקה ועפ"י הנחיות הממונה;
עיבוד וניתוח נתונים שונים הקשורים לביצוע ה תקשרויו ת וחוזים באמצעות מערכות ממוחשבות שונות, כולל הכנת דוחות וטבלאות לצורך הכנת אומדנים והצעת תקציב שנתית, הכנת לוח השוואת מחירים וחוות דעת בנוגע להצעות מחיר שהוגשו והגשתם לממונה;
ריכוז והכנת תכנים ומסמכים לצורך דיון בועדות המאשרות הזמנת עבודות, שירותים וטובין (כגון: ועדת הכספים, ועדת מכרזים, ועדה לפתיחת הצעות מחיר וכו');
הכנת חוזים על כל נספחיהם לצורך ביצוע התקשרויו ת עם גורמים פנים וחוץ עירוניים, בהתאם לנהלים עירוניים ולהנחיות הממונה, תוך הנחיית כלל הגורמים למילוי כל הטפסים והנספחים הרלוונטיים (לדוגמא: ערבויות, ביטוחים, ביול, התחלת עבודה וכד') ווידוא שלמות המסמכים כנדרש;
העברת החוזים לאישור הממונה ולחתימת הצדדים (נותני שי רות חיצוניים והגורמים המוסמכים בעירייה), וידוא חתימת החוזים על ידי כל הצדדים הרלוונטיים ומסירת דיווחים על עיכובים לממונה.
ניהול מעקב אחר השינויים הנדרשים בחוזים, כולל הכנת הבקשות להארכת תוקף או להגדלת היקף החוזה עפ"י הנחיית הממונה, העברת הבקשות לדיון בועדות הרלוו נטיות והטמעת החלטות הועדות;
הכנת הזמנות עבודה וטובין, באמצעות מערכת לוגיסטית, בהתאם לסעיפי התקציב המאושרים ולנהלים עירוניים, העברתם לאישור הגורמים הרלוונטיים ולקבלנים/ספקים למימוש ההתקשרות;
בדיקת החשבונות המוגשים בגין ביצוע עבודות או קבלת שירותים או טובין, כולל בדיקת שלמות המסמכים המוגשים, אימות הנתונים, ביצוע בדיקה חשבונאית, בדיקת נכונותם מול תנאי החוזים או הזמנות עבודה/טובין שבאחריותו, שיוכם לסעיפי תקציב מאושרים, הזנת נתונים למערכת ממוחשבת והעברת החשבונות שנבדקו לאישור הממונה;
ריכוז תכנים הנוגעים לוועדות כספים וועדה למסירת עבודות וכל וועדה אחרת המאשרת תקצוב של תכניות עבודה ו/או שכר עובדים, השתתפות בדיונים והעברת החלטות הועדה לגורמים הרלוונטיים;
פיתוח וקיום קשרי עבודה שוטפים ושיתופי פעולה מקצועיים עם גורמים פנים וחוץ עירוניים בכל הקשור לחוזים, התקשרויות והתנהלות תקציבית ביחידה בנושאים שבטיפולו;
הכנת בקשות והוראות תשלום למוטבים החיצוניים השונים (מינהלים קהילתיים, החזרי הוצאות למתנדבים וכו'),
בהתאם לחוזים שנחתמו, לתנאי ההתקשרות, לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה;
מתן סיוע מקצועי לעובדי המחלקה בכל הקשור לחוזים, התקשרויות ודרישות תשלום, לרבות הנחייה והטמעת הנהלים, המפרטים והטפסים הדרושים, באופן מילויים ובצורת הגשת החומרים לצורך הבטחת התנהלות תקינה,
עמידה בדרישות החוק ובנהלי העירייה;
סיוע לממונה בהכנת הצעת התקציב השנתי של המחלקה בכל הקשור להתקשרויות, חוזים, שירותים וטובין,
לרבות איסוף וריכוז נתונים רלוונטיים, ריכוז ובדיקת דרישות היחידה לצורך הכנת בקשות מנומקות לביצוע התקשרויות של היחידה, בתיאום עם מנהלי היחידות ועם הממונה;
השתתפות בדיונים ובפורומים של היחידה בכל הקשור לגיבוש וקביעת מדיניות בנושאי, חוזים, התקשרויות ותקציב, בתיאום עם הממונה;
סיוע לממונה בפיקוח על ניצולו באופן תקין של תקציב המחלקה בכל הקשור לחוזים, התקשרויות, הזמנת טובין וציוד, איתור ליקויים והצפתם, תוך דיווח ועדכון הממונה.
תאריך אחרון להגשה 02.08.2026 בשעה 12:00. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.