עוזר למנהל אגף (320 /26)

במינהל משאבי אנוש והמינהל העירוני - באגף לוגיסטיקה, בהנהלת האגף, פנויה המשרה הבאה: מכרז מס' 320/26
תואר המשרה: עוזר/ת למנהל ת אגף
100% משרה - 40 ש"ש
הדרגה: 8 10 בדרוג האחיד או 38 40 בדרוג האקדמאים
מטרת התפקיד: מתן סיוע מנהלי למנהל האגף, תוך ניהול והפעלת לשכתו, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיותיו.
תחומי אחריות:
ניהול והפעלה תקינה ושוטפת של מזכירות לשכת מנהל האגף.
סיוע למנהל האגף באיסוף, ריכוז, עיבוד וניתוח נתונים שונים, כפי שיוטלו עליו על ידו.
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות מנהל האגף, בהתאם להנחיותיו.
טיפול בפניות טלפונ יות המגיעות ללשכת מנהל האגף
וביצוע תיאומים בין לשכת מנהל האגף לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים.
ניהול יומנו של מנהל האגף.
כפיפות:
למנהלת אגף לוגיסטיקה
מטלות עיקריות:
פיקוח ובקרה על הפעלה תקינה של מזכירות לשכת מנהל האגף, בהתאם להנחיות הממונה.
סיוע למנהל האגף באיסוף, ריכוז ועיבוד מידע ונתונים שונים הדרושים לעבודתו השוטפת, בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים ועפ"י הנחיותיו.
סיוע למנהל האגף בהכנה ובתיאום ישיבות, כולל איסוף וריכוז נתונים שונים וביצוע תיאומים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות לצורך רישום פרוטוקולים, הפצתם לידיעה ולביצוע וניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו, בהתאם להנחיות הממונה.
טיפול בפניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים המגיעות ללשכת מנהל האגף, לרבות בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/או ניתובן לגורמים הרלוונטיים להמשך הטיפול או לממונה, בהתאם להוראות הממונה.
ביצוע תיאומים טלפוניים שונים בין לשכת מנהל האגף לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בהתאם להנחיות הממונה כגון: קביעת ישיבות, פגישות ופעילויות שונות, ארגון ישיבות ואירועים שונים וכו'.
קביעת פגישות וישיבות למנהל האגף, כולל ניהול ועדכון יומן הפגישות בהתאם ללוח זמנים, לחשיבות הנושאים ולהנחיות הממונה.
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו מלשכת האגף לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים לנושאי הטיפול.
פיקוח על ביצוע עבודות הדפסה שונות מסמכים, מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות וכו' ועל הזנת נתונים שונים במערכות ממוחשבות שבשימוש האגף ע"י צוות המזכירות וכן ביצוע הדפסות שונות, במידת הצורך, עפ"י הנחיות הממונה.
וידוא טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של לשכת מנהל האגף ע"י צוות המזכירות.
פיקוח על ארגון ותיוק מסמכי הלשכה ע"י צוות המזכירות.
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: עובדי אגף לוגיסטיקה, כלל אגפי העירייה.
מחוץ לעירייה: ספקים ונותני שירותים חיצוניים, ארגונים ומוסדות ציבוריים, פרטיים ועסקיים שונים.
הגשה עד לתאריך 2.8.26 בשעה 12:00.