עוזר מינהלי לצוות סגן היועמ"ש (349 /26)

תואר המשרה: עוזר ת מינהלי ת לצוות סגן/ית היועמ"ש 100% משרה - 40 ש"ש
הדרגה: 8 10 בדרוג האחיד או 38 40 בדרוג האקדמאים
מטרת התפקיד:
תיאום, תכלול וארגון המערך המנהלי והאדמיניסטרטיבי של צוות סגן היועמ"ש ליטיגציה, לצורך הבטחת
העבודה השוטפת, תוך מתן מענה לפניות המתקבלות באגף, בהתאם למדיניות המינהל, לנהלים עירוניים
ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
סיוע לסגן היועמ"ש ליטיגציה ולראשי הצוותים הכפופים לו באיסוף, ריכוז וארגון נתונים ומידע
בנושאים שונים, לצורך ביצוע העבודה השוטפת של סגן היועמ"ש ליטיגציה וראשי הצוותים ולביצוע
פרויקטים שבאחריות ו, תוך קיום קשר עם גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים.
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות סגן היועמ"ש ליטיגציה וראשי הצוותים הכפופים לו, בהתאם
להנחיות הממונה.
טיפול בפניות טלפונ יות ו/או תלונות בכתב המגיעות סגן היועמ"ש ליטיגציה, תוך ביצוע תיאומים בין
ראשי הצוותים הרלוונטיים לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים.
ניהול יומנם של סגן היועמ"ש ליטיגציה וראשי הצוותים הכפופים לו.
כפיפות:
לסגן/ית ה יועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה.
מטלות עיקריות:
סיוע לסגן היועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה ולראשי הצוותים הכפופים לו באיסוף, ריכוז ועיבוד מידע ונתונים
שונים הדרושים לעבודתם השוטפת, כולל ריכוז נתונים להכנת תכניות העבודה שבאחריות הממונה, בתיאום עם
גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים ועפ"י הנחיות הממונה.
סיוע לסגן היועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה ולראשי הצוותים הרלוונטיים בהכנה ובתיאום ישיבות, כולל איסוף
וריכוז נתונים שונים וביצוע תיאומים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות לצורך רישום פרוטוקולים,
הפצתם לידיעה ולביצוע וניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו, בהתאם להנחיות הממונה.
טיפול בפניות טלפוניות ו או תלונות בכתב מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים המגיעות לסגן היועץ המשפטי
לעירייה ליטיגציה ושבתחום אחריותו, לרבות בירור נושאי השיחות ו או התלונות, מתן מענה מתאים, תוך בירור
עם גורמים רלוונטיים ו או ניתובן לגורמים הרלוונטיים להמשך הטיפול או לממונה, בהתאם להוראות הממונה.
ביצוע תיאומים טלפוניים שונים בין לסגן היועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה וראשי הצוותים הכפופים לו
לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בהתאם להנחיות כגון: קביעת ישיבות, פגישות ופעילויות שונות, ארגון
ישיבות ואירועים שונים וכו'.
קביעת פגישות וישיבות לסגן היועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה ולראשי הצוותים הכפופים לו, כולל ניהול ועדכון
יומן הפגישות בהתאם ללוח זמנים, לחשיבות הנושאים ולהנחיות הממונה.
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו מהאגף ו או ממשרד סגן היועץ המשפטי לעירייה
ליטיגציה לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים
לנושאי הטיפול.
ביצוע עבודות הדפסה שונות מסמכים, מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות וכו' ועל הזנת נתונים שונים במערכות
ממוחשבות שבשימוש המינהל, בהתאם להנחיות הממונה.
שימוש בתוכנות מחשוביות עירוניות וחוץ עירוניות לביצוע תחומי האחריות והמטלות שבאחריותו כגון:
קומיט, CRM,,OFFICE נט המשפט וכו'.
וידוא טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא שבאחריות משרד הממונה.
מעקב אחר דרישות שכ"ט של עו"ד חיצוניים, לרבות ריכוז ורישום שעות עבודתם.
פיקוח על ארגון ותיוק מסמכי המינהל שבאחריות סגן היועץ המשפטי לעירייה ליטיגציה וראשי הצוותים
הכפופים לו
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: עובדי מינהל היועץ המשפטי, כלל אגפי העירייה.
מחוץ לעירייה: ספקים ונותני שירותים חיצוניים, ארגונים ומוסדות ציבוריים, פרטיים ועסקיים
שונים.
תאריך אחרון להגשה 02.08.2026 בשעה 12:00.