רפרנט /ית מכרזים

דרוש/ה רפרנט/ית מכרזים.
היקף משרה 2 משרות: 100% משרה - 40 ש"ש כל אחת
מטרת התפקיד:
ריכוז, טיפול ובקרה על תהליכים לפרסום וקיום מכרזים לצורך איוש משרות פנויות בעיריית
ירושלים, בהתאם לנהלים עירוניים ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
- סיוע לממונה בפיקוח ובקרה על פרסום מכרזים פנימיים וחיצוניים עפ"י לו"ז שנקבע
ובהתאם לנהלים עירוניים ולהנחיותיו;
- סיוע בניהול תהליכי מיון המועמדים עפ"י דרישות המכרז בכדי להבטיח הגעת מועמדים
כשירים לועדות הקבלה, בהתאם לנהלים;
- מתן שירות מקצועי, אדיב ומהיר, בקבלת קהל, טלפונית, ובכתב, לגורמים פנים וחוץ
עירוניים שונים בכל הקשור לפרסום ולקיום מכרזים;
- ארגון, תיאום, זימון וריכוז עבודת ועדות הקבלה לבחירת מועמדים למכרזים שפורסמו
ווידוא קיומן עפ"י לו"ז שנקבע ועפ"י נהלים עירוניים, בתיאום עם הממונה וגורמים פנים
וחוץ עירוניים רלוונטיים.
כפיפות: לממונה על המכרזים
מטלות עיקריות:
בקרה על קבלת מכרזים ממחלקת ארגון ותקינה לצורך פרסום פנים/חוץ עפ"י הנוהל, וידוא רישום המכרזים ועריכתם לפרסום, העברתם לאישור הממונה והגורמים המוסמכים בעירייה, מתן מידע על נתוני המכרז לממונה ו/או לראש מינהל לפי הצורך וקביעת מועדים לוועדות לצורך להגשת מועמדות;
סיוע בתהליך פרסום המכרזים, כולל וידוא העברת המכרזים ופרסומם ע"י ארגון עובדים, הכנת מודעות לפרסום חוץ, תיאום הפרסום מול מחלקת ההסברה ווידוא ביצוע הפרסום בנוסח תקין ועפ"י לו"ז שנקבע באמצעי מדיה שונים, לרבות בפורטל העובדים והפצתם לכלל הגורמים הרלוונטיים;
וידוא קבלת טפסי מועמדים מארגון העובדים וממועמדים חיצוניים עפ"י לו"ז שנקבע, וידוא הזנת נתוניהם במערכת הממוחשבת, בדיקת טפסי המועמדים ושלמותם, בדיקת כשירות המועמדים בהתאם לנוהל ועפ"י דרישות המכרז, זיהוי נתונים/מסמכים לבדיקה, בירור הנתונים מול הגורמים
הרלוונטיים ו/או קבלת מסמכים חסרים, העברת נתוני המועמדים לאישור הגורמים המוסמכים כגון: ועדת חריגים, ועדה לאישור תצהירים, וכו'(ואישור המועמדים הכשרים;
מיון מועמדים באמצעות חברות חיצוניות עפ"י הצורך, כולל ביצוע תיאום טלפוני מול חברות מיון ואגפים רלוונטיים, משלוח נתוני מועמדים כשרים לחברות מיון חיצוניות, וידוא ביצוע תהליך מיון המועמדים בהתאם ללו"ז וחוזה, קבלת דוחות מיון ובדיקתם, המלצה לממונה בנוגע לקביעת מס' מועמדים לועדת קבלה עפ"י דוחות, מסירת ההודעה למועמדים שעברו/נשרו במבדקי מיון;
מתן שירות טלפוני, בקבלת קהל ובכתב, לעובדי העירייה, הנהלת העירייה, ארגון העובדים,
מועמדים חיצוניים, גורמים ממשלתיים וציבוריים שונים בכל הקשור לתהליכי פרסום וקיום
מכרזים והגשת מועמדות למכרז, תוך הקפדה על סודיות המידע והנתונים וטיפול בפניות המועברות אליו ע"י הממונה;
קביעת מועדים לכינוס ועדות הקבלה והרכב הועדה עפ"י הנוהל והנחיות הממונה, וידוא זימון חברי הועדה והמועמדים בהתאם לנוהל, בקרה על הכנת תיקי מכרזים לכל המשתתפים בוועדה, על קיומן של הועדות בזמן והגעת המשתתפים והמועמדים;
השתתפות בועדות הקבלה וייעוץ ליו"ר במהלך קיום הועדה בנוגע לקיומה התקין ועפ"י הנוהל, רישום פרוטוקול בהתאם לנוהל במהלך הועדה, וידוא חתימת חברי הועדה על הפרוטוקול, כינוס נוסף של ועדות קבלה במקרים חריגים ועפ"י הנוהל, ניסוח הודעות ווידוא משלוחן לכל המועמדים שהשתתפו בוועדה והעברת תיקי המועמדים שנבחרו להמשך טיפול במחלקת הפרט;
תאריך הגשת מועמדות: 23.06.2026 בשעה 12:00