עוזר /ת מנכ"לית ומנהל /ת לשכה (משרת אמון).

הודעה על משרה פנויה-
גיוס עוזר/ת מנכ"לית ומנהל/ת לשכה (משרת אמון).

ניתנת בזה הודעה על משרה פנויה והזמנה להציג מועמדות לאיוש משרה זו כאמור.
אשכול השרון הינו איגוד ערים המורכב מ-15 רשויות ומונה כ-550 אלף תושבים. האשכול מונה את הערים הוד השרון, טייבה, טירה, כפר סבא, כפר יונה, כפר קאסם, קלנסואה ורעננה, את המועצות האזוריות דרום השרון ולב השרון, ואת המועצות המקומיות ג'לג'וליה, כוכב יאיר-צור יגאל, כפר ברא, קדימה-צורן ותל מונד. האשכול הוקם כדי לעודד פיתוח אזורי ושיתופי פעולה בין הרשויות המקומיות החברות.

פרטי המשרה-
תפקיד: עוזר/ת אישי/ת למנכ"לית וניהול לשכה
כפיפות ואחריות ניהולית: מנכ"לית אשכול רשויות השרון.
היקף משרה: משרה מלאה.
תחילת עבודה: מיידי. מיקום המשרד: כפר סבא.
המועמד/ת מתחייב/ת שלא לעסוק ולא לטפל בכל עניין שיש בו משום ניגוד עניינים לתפקידו/ה כעובד/ת של האשכול.

תחומי אחריות:
1. ניהול משרד וסיוע למנכ"לית
1.1 ריכוז חומר ומידע והכנת חומרים, כולל מצגות, טבלאות אקסל וכל חומר נדרש אחר לקראת ובעקבות ישיבות.
1.2 ניהול לוחות זמנים אחריות על תיאומי פגישות, זימון ישיבות מועצת האשכול, תיאומי ביקורים באשכול ומחוצה לו, לרבות מפגשים מרובי משתתפים.
1.3 אחריות על מינהלות משרדי האשכול מול גורם משכיר (אחזקות, ניקיון) לרבות ריכוז וביצוע רכש והצטיידות עבור צרכי האשכול, בדיקת והשוואת הצעות מחיר מספקים, וניהול ורכישת מלאי וציוד משרדי.
1.4 רישום פרוטוקול ישיבות, ביצוע מעקב ובקרה על פרוטוקולים והחלטות והכנת דו"חות.
1.5 הכנת ישיבות/כנסי האשכול- סדר ארגון, תיאום, זימון וכיבוד בהתאם לצורך.
1.6 ריכוז ותיאום וועדות האשכול ופורומים מקצועיים, היערכות, תיאום, זימון, רישום פרוטוקולים.
1.7 אחריות על אתר האשכול ובין היתר: ריכוז חומרים והעברה להעלאתם לאתר (בסיוע ספק חיצוני שמתחזק את האתר), אחריות על תחזוקה והעלאת תכנים לפייסבוק.
1.8 ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות והחלטות באשכול בפלטפורמות שונות.
1.9 טיפול בדיווחים לרשויות ומוסדות, ריכוז מענה לביקורות חיצוניות שמבוצעות מעת לעת באשכול, מענה לפניות חופש המידע.
1.10 מתן שירותים כאמור לעיל למנהלי המחלקות והאגפים באשכול.
1.11 טיפול בתחום משאבי האנוש באשכול, אחריות וארגון פעילויות רווחה לעובדים/ות (בהנחיית המנכ"לית).
1.12 ייעוץ למנכ"לית בהיבטים מקצועיים וייצוג האשכול המול גורמים בתוכו ומחוצה לו.
1.13 ייעוץ מקצועי בתחומים המוניציפליים השונים, בהם עוסקת מנכ"לית האשכול.
1.14 תעדוף משימות והגדרת סדרי עדיפויות, הנגזרים מהחלטות מנכ"לית האשכול.
1.15 ייצוג מנכ"לית האשכול בפורומים פנימיים וחיצוניים.

2. סיוע לניהול הכספים ובהנהלת החשבונות של האשכול:
2.1 קליטת חשבוניות ספקים.
2.2 הכנה לשכר -ריכוז כולל מעקב ובקרה על דו"חות הנוכחות של עובדי האשכול לרבות אחריות על דו"ח שכר בהיבט היעדרות (מחלה, חופשה) מול חשב שכר של האשכול ובתיאום מנכ"לית.
2.3 סיוע לגזברות האשכול ולמחלקות האשכול בקשר מול ספקים ונותני שירות, גבייה ושליחת תזכורות לתשלום.
2.4 ניהול קופה קטנה של האשכול.

3. סיוע למנכ"לית האשכול במטלות/נושאים שונים על פי הנחייתה.

4. יש להיכנס לאתר האשכול לקריאת המכרז ורשימת הדרישות המלאה תחת "דרושים".

5. הנוסח המחייב הוא נוסח המכרז באתר ולא במודעה זו.

6. את המסמכים הנדרשים במכרז יש לשלוח עד ליום 26.4.2025. נא לציין בכותרת המייל את שם המשרה ושם המועמד/ת. רק פניות מתאימות תיעננה.

אחריות ואישור קבלת ההגשה על המועמד/ת.

*